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Optimierung und Wertsteigerung bei der Prozessdokumentation und -modellierung

Transparenz und Effizienz


In diesem Artikel werden die Dokumentation von Informationsflüssen vor- und das Erfassen von manuellen Workflows dargestellt. Darüber hinaus wird die Zustandsanalyse der Prozessdefinition, Modellierung und Implementierung beschrieben. Praktisch erfolgte dies am Beispiel einer UAM-Softwareeinführung bei der Tochter eines großen deutschen Versorgers. Die verwendete Sprache, BPMN, sowie das Geschäftsprozessmanagement (BPM) werden eingangs kurz vorgestellt.

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, bestehende Organisations- bzw. IT-Prozesse einzuführen, zu dokumentieren oder aber zu verbessern. Oft spielt die Unternehmensgröße eine entscheidende Rolle, was den Prozessreifegrad betrifft, da Größe und Beschäftigung eine positive Korrelation hinsichtlich der Prozesse aufweisen. So sind beispielsweise bei kleineren und mittleren Unternehmen (KMUs) die Gründe für eine Beschäftigung mit der Prozessthematik oft in Dokumentationsanforderungen und dem erstmaligen Einführen von Prozessen zu finden. Wohingegen Großunternehmen meist ihren Fokus auf die Verbesserung bereits existierender Prozesse legen. Gemeinsame Anliegen der Unternehmen sind rechtliche Anforderungen, Transparenz im betrieblichen Ablauf und Möglichkeiten der Prozesssteuerung, wie etwa Messung und Verbesserung (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess, KVP).

Geschäftsprozessmanagement

Business Process Management (BPM) steht für Prozessmanagement im Allgemeinen und das Geschäftsprozessmanagement im Speziellen. Bei einer Reihe von festgelegten Tätigkeiten (Aktivitäten, Aufgaben), die von Menschen oder Maschinen ausgeführt werden, um ein oder mehrere Ziele zu erreichen, spricht man von einem Prozess. Im Mittelpunkt steht dabei das Erzielen eines Kundennutzens bzw. das Generieren von Wert für das Unternehmen.

BPM ist ein systematischer Ansatz, der das Erfassen, Gestalten, Ausführen, Dokumentieren, Messen, Überwachen und Steuern umfasst und damit nachhaltig bezweckt, die mit der Unternehmensstrategie abgestimmten Ziele zu erreichen (Abb. 1).

lautersack_bpm_1.tif_fmt1.jpgAbb. 1: Ergebnisgetriebene Aufgabenfokussierung beim Prozessmanagement

Bewusst und zunehmend wird die IT-unterstützte Bestimmung, Verbesserung, Innovation und Erhaltung von End-to-End-Prozessen (ganzheitliche bzw. komplette Betrachtung, Bewertung und Optimierung eines Prozesses) mitberücksichtigt. Business Process Management and Notation (BPMN) bietet die dazugehörige grafische Spezifikationssprache, die Symbole zur Verfügung stellt und mit der Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe dokumentiert bzw. modelliert werden können.

Prozessdenken allgemein und Geschäftsprozessmanagement im Speziellen wird in den letzten Jahren immer mehr Gehör geschenkt. Während sich vor wenigen Jahren meist nur die Großunternehmen auf einem gewissen Level mit dem Thema Prozessmanagement beschäftigt haben, verstehen auch immer mehr mittelständische Unternehmen, dass die Beschreibung und Aufnahme ihrer Prozesse von Wert ist (Abb. 2).

lautersack_bpm_2.tif_fmt1.jpgAbb. 2: Perfekt gemanagte Prozesse als Grundlage für ein prozessorientiertes Unternehmen

So besteht für das Unternehmen zum Beispiel das Risiko, beim Ausscheiden eines erfahrenen Mitarbeiters einen kompletten Verlust des jeweiligen Know-hows zu erleiden, wenn Prozesse nicht ausreichend dokumentiert sind.

Des Weiteren ermöglicht eine strikte organisatorische Ausrichtung auf Prozesse bzw. das prozess­orientierte Denken der Mitarbeiter zunehmend die Fokussierung auf Kundenanforderungen anstatt auf Verrichtungen, Zusammenführung von funktional zerstückelten Arbeitsabläufen, die schnellere Reaktion auf Kundenanforderungen, die Eliminierung nicht wertschöpfender Aktivitäten und die stärkere Leistungsorientierung durch mehr Verantwortung.

Dies wiederum kann zu einer höheren Kundenzufriedenheit, kürzeren Durchlaufzeiten, einer höheren Termintreue, geringeren Prozesskosten, einer besseren Prozessqualität, ggf. einem höheren Automatisierungsgrad und einer höheren Flexibilität, Motivation und Identifikation führen.

Herausforderung und Vorgehensweise

In den meisten Fällen steht der Kunde vor einer der drei Herausforderungen (Motive dafür sind wiederum vielseitig: z. B. Kostenreduktion, Unternehmenswachstum, IT-Treiber etc.):

  • Bestehende Prozesse sollen dokumentiert werden.

  • Neue Prozesse sollen eingeführt werden.

  • Bestehende Prozesse sollen organisatorisch und/oder durch IT verbessert werden.

Vor allem bei Großunternehmen findet man meist schon Prozessdenken bzw. die Beschäftigung mit Prozessen vor, gleich ob es sich dabei um die Dokumentation oder Steuerung handelt. Dies ist nicht in jedem Fall von Vorteil, da durchaus verschiedene Prozessnotationen (Aris, BPMN) in unterschiedlichen Bereichen verwendet werden und unterschiedliche Reifegrade in verschiedenen Unterne...

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