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Reports, Dashboards und Scorecards

Designing for Usability


Mit den technischen Details der Umsetzung von Reports, Dashboards und Scorecards für die Darstellung von Unternehmenskennzahlen beschäftigt sich die IT-Branche ausgiebig. Neue Versionen von Frontend-Tools bieten eine große Auswahl an Features für gesteigerte Performance, neue Diagrammtypen, die Möglichkeit, mehr Datenquellen anzubinden und vieles mehr. Nur die Benutzerfreundlichkeit von Reports wird immer noch stiefmütterlich behandelt, und das, obwohl sie für die Akzeptanz der Anwender so entscheidend ist.

Bei der Durchführung von Projekten zur Darstellung von Unternehmenskennzahlen in Reports, Dashboards und Scorecards gibt es viele Erfolgsfaktoren. Die Berichte müssen performant sein, das Design ansprechend, die Daten aktuell und fehlerfrei. Aber selbst wenn diese Punkte perfekt umgesetzt werden, erreicht das Projektteam noch nicht automatisch die Akzeptanz bei den Anwendern, die es sich wünscht. Oft ist die Lösung zwar technisch fehlerfrei, aber die Nutzer empfinden die Anwendung als mühselig und unübersichtlich. Hinzu kommt, dass das Projektteam die Kritikpunkte in seiner festgelegten Perspektive vielfach nicht sieht. In der Folge nutzen die Mitarbeiter weiterhin Altsysteme, bauen parallele Schattensysteme in Tabellenkalkulationsblättern auf oder nutzen die Berichte erst, nachdem das Management sie gegen großen Widerstand durchgesetzt hat. In jedem dieser Fälle kann das Entwicklerteam sein Projekt als gescheitert ansehen. Das Thema Bedienbarkeit wurde bei diesen Vorhaben von Anfang an nicht genügend berücksichtigt. Oder unerfahrenere Projektmitarbeiter konnten das Feedback der Anwender auch deshalb nicht ausreichend einbeziehen, weil sie es erst nach Projektende erhalten haben. Ein Fehler! Denn die Benutzbarkeit von Berichten ist für die spätere Nutzung ein zu wichtiger Punkt, um ihn entweder komplett zu vernachlässigen oder erst im Nachhinein anzugehen, wenn die Anwender bereits gegen die Anwendung Stimmung machen.

Was bedeutet eigentlich benutzerfreundlich?

Jakob Nielsen, als Experte für benutzerfreundliche Anwendungsentwicklung bekannt, verbindet mit den Begriffen Benutzerfreundlichkeit oder Usability mehrere Attribute: Learnability, Efficiency, Memorability, Errors und Satisfaction [1]. Reports, Dashboards und Scorecards werden nach Nielsen also dann als benutzerfreundlich betrachtet, wenn die Bedienung einfach zu erlernen ist (Learnability), die Benutzung so effizient ist (Efficiency), dass der Nutzer bereits nach einer kurzen Lernkurve eine hohe Produktivität erreicht, und sich die Bedienungsschritte gut einprägen lassen (Memorability).

Ebenfalls für die Bedienerfreundlichkeit eines Reports spricht, wenn nur selten „Errors“ ausgegeben werden. Sollten doch einmal Fehler auftreten, dann sollte der Bericht dabei in einem konsistenten Zustand bleiben, dem Benutzer ein neues Aufsetzen ohne Umstände ermöglichen und dazu die nötigen Informationen zur Fehlerbehebung liefern. Last but not least sollte die Oberfläche so angenehm zu bedienen sein, dass die Anwender die Arbeit mit dem Bericht als positiv empfinden (Satisfaction).

Der Begriff Usability ist übrigens von Accessibility und Corporate Design abzugrenzen. Der Begriff Accessibility beschreibt ein zugängliches Design, im Sinne von barrierefrei. Hiermit ist gemeint, dass Menschen mit Behinderungen (z. B. Farbblindheit) einen Bericht ebenso uneingeschränkt nutzen können wie der Rest der Zielgruppe. Corporate Design dagegen beschreibt das einheitliche visuelle Erscheinungsbild eines Unternehmens. Die Einhaltung des Corporate Designs ist nicht mit Usability gleichzusetzen. Im Idealfall vereint ein Report Accessibility, Usability und Corporate Design in sich, in Ausnahmen kann jeder dieser Aspekte aber auch alleine auftreten.

Reports, Scorecards und Dashboards stellen besondere Anforderungen an die Usability, da sie interaktive Elemente enthalten. Navigationspfade in OLAP-Systemen sind ein nicht gerade triviales Beispiel. Einen ausgedruckten Bericht zu verwenden, stellt dagegen für die meisten Anwender kein Problem dar. Im Business-Intelligence-Bereich kommt hinzu, dass Reports meist vollständig durch Tools erstellt werden. Der Tooleinsatz bringt dabei oft Beschränkungen mit sich (z. B. die Vorgabe bestimmter Interaktionspfade), die ein benutzerfreundliches Design erschweren. Trotzdem ist eine benutzerfreundliche, leicht bedienbare Oberfläche kein hehres Ideal, sondern lässt sich schon mit der Beachtung von einfachen Grundsätzen erreichen.

Unter den Begriff Usability fallen viele, teils banal anmutende Maßnahmen beim Design von Reports, Dashboards und Scorecards. Dennoch ist Usability kein reines Buzzword, mit dem sich Berichte, Produkte usw. besser verkaufen lassen. Usability zahlt sich für den Projekterfolg aus, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen. Ein benutzerfreundliches Berichtsdesign gestaltet sich für den Entwickler nicht unbedingt aufwändiger, er ist allerdings gefordert, es von Anfang an besser ...

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