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Wer Projekte organisieren und unterstützen will, muss wissen, wovon er redet

Wieviel Projektunterstützung darf es sein?


„Einige Projekte im Portfolio sind ernsthaft gefährdet, Sie brauchen ein Project Management Office“, waren die Worte des Beraters und die Antwort kam wie aus der Pistole geschossen: „Das haben wir schon, das macht bei uns Frau Meyer für das Projekt Alpha und Frau Schmitt für die anderen Projekte“. So oder ähnlich verlaufen häufig die Gespräche, wenn es um die Unterstützung im Projektmanagement geht. Doch was verbirgt sich tatsächlich hinter den Abkürzungen wie PA, PO oder PMO, die zwar jeder verwendet, aber für die jeder eine andere Definition hat? Und was sind die Aufgaben der unterschiedlichen Unterstützungsformen, wann brauche ich welche, und was bringen sie in der Realität? Nach dem Lesen dieses Artikels besitzen Sie einen Überblick über die verschiedenen Formen der Unterstützung, und Sie haben Klarheit im Begriffswirrwarr.

„Unser Projekt braucht Unterstützung“, so beginnt häufig die Unterhaltung, bevor externe Consultants eingekauft werden sollen. Was dann folgt, ist in den meisten Fällen ein Sammelsurium an Hilferufen, in denen häufig die wichtigen Informationen fehlen und in der Folge alle bekannten Begrifflichkeiten durcheinander geworfen werden. Die grundlegende Frage, was gemacht werden soll, wird schnell beantwortet und dem Ganzen ein Name gegeben: Wir suchen ein PMO, das dem Projektmanager bei der Folienerstellung hilft, Räume für Besprechungen reserviert, ihm die Protokolle schreibt und die Projekt- und Budgetpläne aktualisiert.

Drei sind mehr als eins

Grundsätzlich kann man in der Projektunterstützung zwischen drei Möglichkeiten unterscheiden:

  • Project Assistant

  • Project Office

  • Project Management Office

Die hierarchische Anordnung der Optionen bedeutet keineswegs eine Bewertung der Arbeit an sich. Jede Unterstützung hat bestimmte Charakteristika, Vor- und Nachteile, Möglichkeiten und Grenzen, wie beispielsweise Skalierungsmöglichkeiten, Aufgabengebiete und Ähnliches, die ich im Folgenden aufzeige.

Die Optionen überlappen sich teilweise in den Aufgaben und ergänzen sich alle zu einem stimmigen Gesamtbild, wie Sie am Ende sehen werden.

Eines ist allen Unterstützungsformen gemein: Keine entbindet den Projektmanager von seinen Aufgaben oder davon, die Informationen aus einem bestimmten Bereich auf dem Radar zu behalten. Sie können als Projektmanager das Budget-Tracking an einen Personal Assistant oder an ein Project Office auslagern, doch wenn Sie die Zahlen nicht kennen und Ihre Entscheidungen diese Zahlen nicht berücksichtigen, ist der Nutzen jeglicher Unterstützung dahin. Es sind Unterstützungsleistungen, die den Fokus des Projektmanagers weg von administrativen und zurück zu den Kernaufgaben des Projektmanagements leiten. Was sind diese Kernaufgaben?

  • Projektmarketing: Sorge dafür, dass jeder Stakeholder um die Wichtigkeit und den Vorteil des Projekts weiß und wenn möglich das Projekt aktiv unterstützt!

  • Beseitigung von Hindernissen: Sorge dafür, dass dein Projektteam frei von Hindernissen arbeiten kann!

Project oder Personal Assistant – individuell und schnell?

Während im Internet verschiedene Definitionen für die Arbeit eines Personal Assistants zu finden sind, gibt Google bei der Suche nach dem Project Assistant ein sehr spärliches Feedback. Ein Blick auf die Jobbeschreibungen offenbart das identische Aufgabenspektrum wie beispielsweise Zeitmanagement, Planung von Meetings, Protokollerstellung, Überarbeitung und Erstellung von Folien und Korrespondenz bis hin zur Übernahme von einzelnen Aufgaben wie Controlling oder Aktualisierung des Projektplans. Der Schwerpunkt liegt bei beiden in der individuellen Betreuung einer Person. Hier darf beachtet werden, dass die Bezeichnung Project Assistant sich auf die Arbeit zur Unterstützung des Projektmanagers bezieht. Es ist also per Definition nicht die Unterstützung des gesamten Projekts. In der Realität wird diese Grenze auch nur in Details aufgeweicht. Beispielsweise wird es häufiger vorkommen, dass ein Project Assistant auch andere Regeltermine aufsetzt und plant, an denen der Projektleiter nicht teilnimmt. Es wird auch gelegentlich vorkommen, dass in einem solchen Meeting das Protokoll vom Project Assistant geschrieben wird. Die Zeit, die ein Assistant in einem Meeting ohne den Projektleiter verbringt, steht er diesem allerdings nicht zur Verfügung. Entsprechend wird das Eigeninteresse dafür sorgen, dass diese Abwesenheiten wohl dosiert sind. Andere Aufgaben, wie das Zeitmanagement, kann ein Assistant schlichtweg nicht für das Projekt übernehmen. Die Unterstützung bei der Erstellung von Folien ist eines der Themen, die in Projekten häufiger an Assistants übergeben werden, und auch hier gilt der gleiche Grundsatz wie bei der Protokollerstellung. Ein Projektmanager wird seinen Folien eine höhere Priorität geben und somit sicherstellen, dass hierauf der Fokus gelegt wird. Recht häufig hingegen werden Budget- oder Zeitplanung als Pflegeprozesse an einen Project Assistant abgegeben.

Projektleiter, die ihren Assistants keine sinnvollen oder nicht ausreichend Aufgaben übergeben, sorgen in der Regel dafür, dass innerhalb kurzer Zeit die Person zu einem weiteren Projektmitarbeiter wird und die individuelle Unterstützung schwindet.

Wann setze ich einen Project Assistant ein?

Mit dem Wissen um das Aufgabenspektrum ist der Einsatz eines Project Assistants immer dann sinnvoll, wenn es um die individuelle Unterstützung eines Projektmanagers geht. Hierbei spielt in erster Linie das Projekt an sich bzw. dessen Komplexität keine große Rolle, sondern die Tatsache, dass der Projektmanager neben seinen Aufgaben zur Steuerung des Projekts nicht mehr in der Lage ist, auch noch andere Aufgaben zu erfüllen. Ich möchte kurz ein Szenario aufzeigen, in dem klar wird, dass diese Unterstützung keineswegs die Leistung von schlechten Projektmanagern kompensieren soll, sondern eine Entlastung zugunsten des Projekts ist.

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