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Mit RPA Kosten sparen und Routineaufgaben abgeben

Wie von Zauberhand


Innerhalb weniger Jahre hat sich Robotic Process Automation (RPA) zu einer validen Alternative für die Automatisierung und Optimierung von Abläufen entwickelt. Prozesse in der industriellen Produktion lassen sich ganzheitlich optimieren, wenn Fertigungsroboter, Logistik und alle Maschinenanlagen miteinander kommunizieren. Für das Büro kündigt sich jetzt eine ähnliche Entwicklung an.

Routine kann durchaus etwas für sich haben. Sie gibt Menschen Halt und Orientierung und hilft, ihren Alltag besser zu bewältigen. Ganz anders hingegen sieht es im Arbeitsalltag aus. Hier gehören Routinearbeiten zum lästigen Übel. Ganze 85 Prozent gaben laut Wrike Digital Work Report 2018 [1] demnach an, dass sie sich für technologische Innovationen interessieren, die ihnen Routinearbeiten abnehmen. Das Zauberwort heißt Robotic Process Automation und soll Raum für schöpferische Schaffenskraft zurückgeben, indem Routinearbeiten automatisiert werden.

Nicht nur für den Mitarbeiter ergeben sich dadurch Vorteile. Auch Unternehmen selbst profitieren auf lange Sicht: So schätzen die Analysten von Gartner und andere Experten, dass RPA in den kommenden Jahren erheblich dazu beitragen wird, Prozesskosten zu senken, Tippfehler zu verhindern, Abläufe zu beschleunigen und Applikationen besser zu integrieren. Doch wo genau setzt robotergesteuerte Prozessautomation an? Welche Abläufe lassen sich verbessern und warum existiert der derzeitige Hype um diese Technologie?

So funktioniert RPA

Sogenannte Software-Robots können Routineeingaben, einfache Entscheidungen und Bewertungen von Sachbearbeitern übernehmen. Sie sind in der Lage, Ereignisse an der Benutzerschnittstelle von Softwaresystemen auszulösen. Sie imitieren Tastatureingaben und Mausklicks so, dass ERP-, CRM- und andere Systeme, die eigentlich dafür konzipiert sind, von Menschen bedient zu werden, von Software-Robots bearbeitet werden können. Die Verantwortlichen in den Unternehmen und Verwaltungen versprechen sich davon Prozessoptimierungen und Einsparungen. Nicht nur einfache Bürotätigkeiten lassen sich auslagern und automatisieren. Um einen solchen Robot einzusetzen, muss er in der ersten Phase dem Bediener sozusagen über die Schulter schauen und den Ablauf der Tätigkeit lernen. Er beobachtet, welche Felder wie gefüllt, welche Buttons angeklickt und in welcher Reihenfolge beispielsweise Inhalte von einem System in ein anderes übertragen werden. Anschließend kann der verantwortliche Sachbearbeiter die Aufzeichnungen des Robots bearbeiten, einzelne Eingaben maskieren oder anpassen. So entsteht für einen automatisierbaren Arbeitsabschnitt ein Drehbuch mit genauen Anweisungen. Das Ergebnis ähnelt dem, was viele von uns als Makro in Excel oder Word kennen. Im Gegensatz zu den Makros sind die RPA-Drehbücher jedoch nicht auf ein System beschränkt, sondern können anwendungsübergreifend Abläufe in verschiedenen Applikationen synchronisieren und automatisieren. In der dritten Phase ist der Robot bereits in der Lage, die Anweisungen wieder und wieder abzuarbeiten: entweder zeitgesteuert, durch Ereignisse...

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