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Business Technology Magazin
Digitalisierung fängt beim Dokumentenmanagement an

Mit kleinen Schritten beginnen

Über eine ausgefeilte Digitalisierungsstrategie verfügen die wenigsten Unternehmen. Vor allem Mittelständler stellen sich häufig die Frage: Wo und vor allem wie soll die Digitalisierung in meinem Unternehmen beginnen? Statt direkt umfassende Projekte anzugehen, lohnt es sich deswegen, den Blick zunächst auf den kleinsten Baustein der Unternehmensprozesse zu richten: auf das Dokument.

Matthias Kunisch


Die Digitalisierung der Arbeitswelt bringt viele Veränderungen mit sich: Kunden verlangen eine schnelle und konsistente Kommunikation über alle Kanäle hinweg, Mitarbeiter fordern flexible Arbeitsmodelle, und die Unternehmensführung erwartet effiziente, kostensparende Prozesse. Wollen Unternehmen weiterhin wirtschaftlich und marktfähig agieren, führt für sie kaum ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Vor allem Mittelständler verfolgen eine konsequente Digitalisierungsstrategie jedoch selten. Um eine solche auszuarbeiten, fehlen sowohl die personellen Ressourcen als auch die fachliche Erfahrung.

Daher lohnt es sich insbesondere für mittelständische Unternehmen, in kleinen Schritten vorzugehen. Abgrenzbare Bereiche, die sich vergleichsweise unkompliziert digitalisieren lassen und gleichzeitig einen spürbaren Nutzen davontragen, sind die dokumentenverarbeitenden Abteilungen – von der Poststelle über die Vertragsverwaltung im Einkauf bis hin zur Personalabteilung. Akten und Papierstapel bestimmen hier noch den Arbeitsalltag. Die Administration dieser Papierdokumente ist besonders zeitraubend: Korrespondenzen müssen abgelegt, Kopien erstellt und Informationen weitergegeben werden. Die umständliche Suche und der komplizierte Austausch zwischen Abteilungen blockieren zentrale Ressourcen zusätzlich mit Routineaufgaben und erschweren die Arbeit unnötig. Prinzipiell lässt sich sagen: Je dokumentenbasierter die Arbeitsabläufe, umso größer ist das Optimierungspotenzial durch ein effizientes, digitales Enterprise-Content-Management-System (ECM).

Das ECM als Türöffner der Digitalisierung

Trotzdem fällt es vielen Abteilungen schwer, die gewohnten Aktenordner loszulassen – aus Angst, wichtige Informationen könnten dann verloren gehen. Dabei ist das Gegenteil der Fall: Ein ECM ermöglicht es, unstrukturierte Geschäftsinformationen in Form von Akten, Dokumenten und Mediadateien strukturiert zu verwalten. Dazu werden bestehende analoge Akten und Dokumente digitalisiert, mit Metadaten versehen und anschließend an zentraler Stelle gut auffindbar zur Verfügung gestellt.

Zusatzfunktionen und definierte Workflows automatisieren und verschlanken zudem Routineprozesse und steigern die Effizienz von verwaltenden Abteilungen. Über die digitale Verwaltung hinaus können Dokumente auch automatisch oder halbautomatisch direkt im ECM erstellt werden: Statt einen Vertrag in Word zu verfassen und in das System zu laden, können sich Mitarbeiter diesen Umweg durch ein integriertes Dokumentene...

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Digitalisierung fängt beim Dokumentenmanagement an

Mit kleinen Schritten beginnen

Über eine ausgefeilte Digitalisierungsstrategie verfügen die wenigsten Unternehmen. Vor allem Mittelständler stellen sich häufig die Frage: Wo und vor allem wie soll die Digitalisierung in meinem Unternehmen beginnen? Statt direkt umfassende Projekte anzugehen, lohnt es sich deswegen, den Blick zunächst auf den kleinsten Baustein der Unternehmensprozesse zu richten: auf das Dokument.

Matthias Kunisch


Die Digitalisierung der Arbeitswelt bringt viele Veränderungen mit sich: Kunden verlangen eine schnelle und konsistente Kommunikation über alle Kanäle hinweg, Mitarbeiter fordern flexible Arbeitsmodelle, und die Unternehmensführung erwartet effiziente, kostensparende Prozesse. Wollen Unternehmen weiterhin wirtschaftlich und marktfähig agieren, führt für sie kaum ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Vor allem Mittelständler verfolgen eine konsequente Digitalisierungsstrategie jedoch selten. Um eine solche auszuarbeiten, fehlen sowohl die personellen Ressourcen als auch die fachliche Erfahrung.

Daher lohnt es sich insbesondere für mittelständische Unternehmen, in kleinen Schritten vorzugehen. Abgrenzbare Bereiche, die sich vergleichsweise unkompliziert digitalisieren lassen und gleichzeitig einen spürbaren Nutzen davontragen, sind die dokumentenverarbeitenden Abteilungen – von der Poststelle über die Vertragsverwaltung im Einkauf bis hin zur Personalabteilung. Akten und Papierstapel bestimmen hier noch den Arbeitsalltag. Die Administration dieser Papierdokumente ist besonders zeitraubend: Korrespondenzen müssen abgelegt, Kopien erstellt und Informationen weitergegeben werden. Die umständliche Suche und der komplizierte Austausch zwischen Abteilungen blockieren zentrale Ressourcen zusätzlich mit Routineaufgaben und erschweren die Arbeit unnötig. Prinzipiell lässt sich sagen: Je dokumentenbasierter die Arbeitsabläufe, umso größer ist das Optimierungspotenzial durch ein effizientes, digitales Enterprise-Content-Management-System (ECM).

Das ECM als Türöffner der Digitalisierung

Trotzdem fällt es vielen Abteilungen schwer, die gewohnten Aktenordner loszulassen – aus Angst, wichtige Informationen könnten dann verloren gehen. Dabei ist das Gegenteil der Fall: Ein ECM ermöglicht es, unstrukturierte Geschäftsinformationen in Form von Akten, Dokumenten und Mediadateien strukturiert zu verwalten. Dazu werden bestehende analoge Akten und Dokumente digitalisiert, mit Metadaten versehen und anschließend an zentraler Stelle gut auffindbar zur Verfügung gestellt.

Zusatzfunktionen und definierte Workflows automatisieren und verschlanken zudem Routineprozesse und steigern die Effizienz von verwaltenden Abteilungen. Über die digitale Verwaltung hinaus können Dokumente auch automatisch oder halbautomatisch direkt im ECM erstellt werden: Statt einen Vertrag in Word zu verfassen und in das System zu laden, können sich Mitarbeiter diesen Umweg durch ein integriertes Dokumentene...

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