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Digitale Personalakte erleichtert der HR-Abteilung den Arbeitsalltag

Mehr Zeit für das Wesentliche


Die Digitalisierung ist in vielen Unternehmensbereichen auf dem Vormarsch. Doch die meisten Personalverantwortlichen kämpfen noch immer mit dem Aktenchaos und verlieren wertvolle Arbeitszeit mit der Dokumentenablage. Insbesondere in der HR-Abteilung wird das Verbesserungspotenzial bei administrativen Prozessen häufig übersehen. Dabei ist kaum jemand so involviert in die Unternehmenskultur und hat so viel Einfluss auf das Arbeitsklima wie die Personaler. Es ist also höchste Zeit, sich diese zentrale Abteilung genauer anzusehen.

Deutschlandweit verbringen HR-Mitarbeiter einen großen Teil ihres Tages damit, Akten und Dokumente zu verwalten. Wichtige Themen wie Mitarbeiterentwicklung, Unternehmenskultur und Personalkommunikation rücken dabei in den Hintergrund. Wenn jedoch Personalverantwortliche ihre eigentlichen Aufgaben kaum noch erfüllen können, führt das schnell unternehmensweit zu Mitarbeiterunzufriedenheit – die Fluktuation steigt. Es gilt, HR-Manager bei Routineprozessen nachhaltig zu entlasten. Die Lösung lautet Digitalisierung. Digitale Personalakten, automatisierte Dokumentenerstellung und Self-Service-Zugriffe für Mitarbeiter und Führungskräfte ersparen HR-Mitarbeitern bis zu 50 Prozent ihrer administrativen Arbeitszeit.

Digitale Personalakte statt Papierberg

Die Basis fast aller Vorgänge in der HR-Abteilung ist die Personalakte. Ein herkömmliches, papierbasiertes System aus Ordnern und Zetteln kann für den HR-Mitarbeiter schnell mühsam werden. Es ist viel einfacher und zeitsparender, stattdessen eine digitale Personalakte zu führen, denn durch eine standortübergreifende, zentrale Ablage in der digitalen Personalakte haben Personalverantwortliche – und alle Mitarbeiter – mit nur wenigen Klicks Zugriff auf alle relevanten und freigegebenen Dokumente. Änderungen sind sofort für jeden sichtbar und müssen nicht erst umständlich mit Kollegen geteilt werden. Die Recherche ist dank der OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) auch innerhalb von Dokumenten denkbar einfach. Dadurch reduzieren sich Suchzeiten auf ein Minimum. Nicht zuletzt kann eine digitale HR-Lösung Reportings einfach und unkompliziert erstellen.

Schnellere Abläufe dank Dokumentenerstellungsfunktion

Nicht nur bestehende Unterlagen zu verwalten, sondern auch neue Dokumente zu erstellen, ist auf manuellem Weg äußerst zeitraubend. Benötigt ein Mitarbeiter eine Arbeitsbescheinigung, muss der HR-Mitarbeiter sie erst in einem Textverarbeitungsprogramm erstellen, die relevanten Daten händisch eintragen, sie ausdrucken, unterschreiben, eine Kopie ablegen und das Dokument vielleicht sogar noch per Post zustellen, wenn der Mitarbeiter an einem anderen Standort tätig ist – eine langwierige Prozedur für eine bloße Routineanfrage. Die digitale Dokumenterstellung kann hier sehr viel Zeit sparen. Mittels individualisierter Textvorlagen kann der Mitarbeiter das Dokument direkt im System erstellen, anpassen, mit einer digitalen Unterschrift versehen und per E-Mail versenden. Der gesamte Vorgang dauert nur wenige Minuten. Auch Anpassungen an den Vorlagen, z. B. bedingt durch Gesetzesänderungen, sind schnell für alle Dokumente umgesetzt und die Compliance bleibt gewahrt. So lassen sich Arbeitsverträge mit wenigen Klicks für sämtliche Mitarbeiter bzw. Bewerber anpassen.

Self-Service-Modul erleichtert die Kommunikation

Die mobile Arbeitswelt ist auf dem Vormarsch. Mitarbeiter wollen heute von zu Hause oder unterwegs arbeiten können – via Laptop, Smartphone oder Tablet. Moderne Softwarelösungen können dazu beitragen, die Mitarbeitererwartungen zu erfüllen und gleichzeitig die HR-Abteilung zu entlasten. Das Stichwort ist Employee Self Service (ESS). Ein Self-Service-Modul gewährt dem Mitarbeiter einen genau geregelten Zugang zu seiner Akte und zu relevanten Vorgängen, einfach per Browser. So kann er beispielsweise selbstständig die Erstellung einer Arbeitsbesche...

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