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Cloud Compendium
Sicheres Implementieren von Formularen, Workflows, Daten und Governance

Enterprise-Lösungen mit Office 365

Die SaaS-Lösung Office 365 bietet viele sogenannte Productivity-Lösungen, die den Anwendern im täglichen Einsatz die Arbeit erleichtern. Viele Funktionen wie Workflows, Formulare und Zusammenarbeit, die früher in komplexen Plattformen wie SharePoint oder Dynamics untergebracht waren, lassen sich nun einfach an individuelle Anforderungen anpassen und überall nutzen. Wenn man aber nun Enterprise-Lösungen wie Line-of-Business-Prozesse oder anwenderübergreifende Abläufe mit diesen Tools abbilden möchte, gibt es diverse Herausforderungen in Bezug auf Governance und Compliance, die man beachten sollte..

Bernd Pehlke


Die Software as a Service (SaaS) Suite Office 365 bietet eine Menge nützliche Dienste und Anwendungen, die Unternehmen und Anwender für Productivity Solutions nutzen können, das heißt Apps oder Anwendungen, die die Produktivität der Anwender unterstützen beziehungsweise steigern. Wer sich noch keinen Überblick verschafft hat, welche Bausteine es gibt, der findet unter [1] mit dem Office-365-Periodensystem eine hilfreiche Übersicht (Abb. 1). Natürlich unterstützt diese Bandbreite an Tools, wenn man sie denn alle lizensiert hat, die Philosophie, dass der Anwender oder Poweruser für gängige Anwendungsfälle wie zum Beispiel Collaboration, Dokumentenverwaltung und Projektarbeit aus diesen Tools diejenigen auswählen kann, die ihm persönlich am besten helfen. Oftmals können diese Tools einfach auf die individuellen Bedürfnisse angepasst und kombiniert werden. Einen eindeutigen Weg gibt es hier aber nicht, da sich einige Tools in den Funktionen überschneiden. Ebenso können sie als Plattformen für Teams oder über Konnektoren mit einer großen Bandbreite von Drittanbieter-SaaS-Angeboten genutzt werden. Die Einstellung, dass die IT-Abteilung zentral die zu verwendenden Tools für die Fachanwender definiert, gilt als veraltet – jedenfalls für kleinere und mittlere Anwendungsfälle.

Abb. 1: Das Periodensystem von Office 365 (Quelle: [1])

Dann ist doch alles gut, oder etwa nicht? Im Prinzip unterstützen diese Tools individuelle Arbeitsabläufe und Teamarbeit so wie es seit jeher klassische Tools wie Excel und Access tun. In Unternehmen gibt es allerdings verschiedene Ebenen, die unterschiedliche Anforderungen haben (Abb. 2). Auf der unteren Ebene der individuellen Anwender und Teams gibt es große Freiheiten in Bezug auf die Wahl der Tools, um ein Problem zu lösen oder einen Use Case abzubilden. Je weiter man aber auf der Pyramide der Unternehmensebenen nach oben steigt, desto stärker werden Governance- und Compliance-Regeln notwendig. Auf der höchsten Ebene der unternehmensweiten Prozesse und Anwendungsfälle braucht man unter anderem definierte Informationsarchitekturen, Verantwortlichkeiten, Regeln und Richtlinien zum Befolgen eben dieser, um zu vermeiden, dass jede Fachabteilung zum Beispiel ihr eigenes CRM-System implementiert, redundante Datenhaltung vermieden wird oder in Zeiten der DSGVO sensible personenbezogene Daten intransparent und dezentral von diversen Tools gehalten werden.

Abb. 2: Governance-Ebenen im Unternehmen

Dieser Gegensatz zwischen größtmöglicher Flexib...

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Sicheres Implementieren von Formularen, Workflows, Daten und Governance

Enterprise-Lösungen mit Office 365

Die SaaS-Lösung Office 365 bietet viele sogenannte Productivity-Lösungen, die den Anwendern im täglichen Einsatz die Arbeit erleichtern. Viele Funktionen wie Workflows, Formulare und Zusammenarbeit, die früher in komplexen Plattformen wie SharePoint oder Dynamics untergebracht waren, lassen sich nun einfach an individuelle Anforderungen anpassen und überall nutzen. Wenn man aber nun Enterprise-Lösungen wie Line-of-Business-Prozesse oder anwenderübergreifende Abläufe mit diesen Tools abbilden möchte, gibt es diverse Herausforderungen in Bezug auf Governance und Compliance, die man beachten sollte..

Bernd Pehlke


Die Software as a Service (SaaS) Suite Office 365 bietet eine Menge nützliche Dienste und Anwendungen, die Unternehmen und Anwender für Productivity Solutions nutzen können, das heißt Apps oder Anwendungen, die die Produktivität der Anwender unterstützen beziehungsweise steigern. Wer sich noch keinen Überblick verschafft hat, welche Bausteine es gibt, der findet unter [1] mit dem Office-365-Periodensystem eine hilfreiche Übersicht (Abb. 1). Natürlich unterstützt diese Bandbreite an Tools, wenn man sie denn alle lizensiert hat, die Philosophie, dass der Anwender oder Poweruser für gängige Anwendungsfälle wie zum Beispiel Collaboration, Dokumentenverwaltung und Projektarbeit aus diesen Tools diejenigen auswählen kann, die ihm persönlich am besten helfen. Oftmals können diese Tools einfach auf die individuellen Bedürfnisse angepasst und kombiniert werden. Einen eindeutigen Weg gibt es hier aber nicht, da sich einige Tools in den Funktionen überschneiden. Ebenso können sie als Plattformen für Teams oder über Konnektoren mit einer großen Bandbreite von Drittanbieter-SaaS-Angeboten genutzt werden. Die Einstellung, dass die IT-Abteilung zentral die zu verwendenden Tools für die Fachanwender definiert, gilt als veraltet – jedenfalls für kleinere und mittlere Anwendungsfälle.

Abb. 1: Das Periodensystem von Office 365 (Quelle: [1])

Dann ist doch alles gut, oder etwa nicht? Im Prinzip unterstützen diese Tools individuelle Arbeitsabläufe und Teamarbeit so wie es seit jeher klassische Tools wie Excel und Access tun. In Unternehmen gibt es allerdings verschiedene Ebenen, die unterschiedliche Anforderungen haben (Abb. 2). Auf der unteren Ebene der individuellen Anwender und Teams gibt es große Freiheiten in Bezug auf die Wahl der Tools, um ein Problem zu lösen oder einen Use Case abzubilden. Je weiter man aber auf der Pyramide der Unternehmensebenen nach oben steigt, desto stärker werden Governance- und Compliance-Regeln notwendig. Auf der höchsten Ebene der unternehmensweiten Prozesse und Anwendungsfälle braucht man unter anderem definierte Informationsarchitekturen, Verantwortlichkeiten, Regeln und Richtlinien zum Befolgen eben dieser, um zu vermeiden, dass jede Fachabteilung zum Beispiel ihr eigenes CRM-System implementiert, redundante Datenhaltung vermieden wird oder in Zeiten der DSGVO sensible personenbezogene Daten intransparent und dezentral von diversen Tools gehalten werden.

Abb. 2: Governance-Ebenen im Unternehmen

Dieser Gegensatz zwischen größtmöglicher Flexib...

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