© zffoto/Shutterstock.com
Kolumne: SharePoint ganz praktisch

Microsoft Power Platform: Workflows


In der letzten Ausgabe in dieser Kolumne gab es eine Einführung mit Übersicht über die PowerApps [1]. Anhand von Beispielen wurde demonstriert, wie eigene (Listen-)Formulare erstellt und verwendet werden können. Heute wird ein weiteres Mitglied der Power Platform namens Power Automate vorgestellt.

Die meisten Prozesse innerhalb eines Unternehmens basieren auf mehrstufigen Abläufen. Diese sogenannten Geschäftsprozesse werden meist in mehreren Schritten ausgeführt, und in den meisten Fällen sind unterschiedliche Personengruppen in die Prozesse involviert. Zudem sind viele Prozesse langläufig und können zu unterschiedlichen Zeiten wieder fortgesetzt werden. Eine prozessgeführte elektronische Unterstützung solcher Abläufe ist zu empfehlen, da ansonsten keine strukturierte und geführte Erledigung des Prozesses gewährleiste werden kann. Die alleinige Verwendung von E-Mails ist keine Lösung und verursacht in vielen Fällen mehr Arbeit. Zudem muss bei jeder erneuten gleichen Anfrage wieder gesucht werden, wer dafür aktuell im Unternehmen zuständig ist. Das sind nur einige Gründe, warum eine vollständig IT-basierte Geschäftsprozessverarbeitung zu empfehlen ist. Das ist aber auch nicht immer einfach zu realisieren. Eine Herausforderung bei langwierigen Prozessen, bei denen mehrere Personengruppen involviert sind, besteht in der Umsetzung der elektronischen Formulare. Innerhalb der Formulare müssen – neben den fachlichen Logiken – auch die Zugriffslogiken gemäß den Berechtigungen berücksichtigt werden. Je nach Benutzerrechten stehen oft in elektronischen Formularen unterschiedliche Felder und Funktionen bereit, die verwendet und verändert werden können. Auch zeigen solche Formulare je nach Benutzerrechten einen unterschiedlichen Ausschnitt der Daten. Um das zu lösen, existieren im Grunde zwei mögliche Lösungsansätze:

  • separate Formulare für jeden Schritt

  • ein Formular mit hinterlegter Logik zur Steuerung der Ansicht

Der erste Ansatz besteht darin, für jeden möglichen unterschiedlichen Schritt separate elektronische Formulare anzulegen. Damit entfällt die Umsetzung von zusätzlichen Funktionen, um Felder und Funktionen je nach Berechtigung und aktuellem Prozessschritt ein- und ausblenden zu müssen. Jedoch steigt der Verwaltungsaufwand, da bei jeglichen Änderungen an den Feldern – neue kommen hinzu, andere entfallen im Laufe der Zeit – alle Oberflächen redundant angepasst werden müssen. Die zweite Variante ist demnach vorzuziehen, verlangt aber die Umsetzung von teilweise komplexen Abfragen, um die korrekte Anzeige je nach Prozess...

Neugierig geworden? Wir haben diese Angebote für dich:

Angebote für Teams

Für Firmen haben wir individuelle Teamlizenzen. Wir erstellen Ihnen gerne ein passendes Angebot.

Das Library-Modell:
IP-Zugang

Das Company-Modell:
Domain-Zugang