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Teil 3: Einblicke in das Prozedere von Ausschreibungen und Vergabe

Langer Atem notwendig


Wissen Sie, wo die besten Geschäfte gemacht werden? Richtig, in geselliger Runde nach Feierabend bei einem Glas Bier oder Wein. Wir Entwickler bekommen davon oft nichts mit, denn die Aufträge besorgt ja der Chef. Bei größeren Projekten ist es meist etwas komplizierter. Man muss sich an Ausschreibungen beteiligen. Im öffentlichen Sektor kommt der Prozess der Vergabe hinzu. Interessiert Sie alles nicht? Ok, dann blättern Sie um! Ansonsten folgen Sie uns auf dem Weg zum Geld.

Als Softwareentwicklungsunternehmen kann man es grundsätzlich mit drei Arten von Kunden zu tun haben. Privatkunden, d. h. Endverbraucher, werden äußert selten an uns herantreten und uns mit der Erstellung einer Software beauftragen. Dennoch kommt es vor. Beispielsweise erhält man einen Auftrag, um eine Webseite zu erstellen. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird diese Art von Geschäftsbeziehung auch als Business to Consumer (B2C) bezeichnet. Hier sind die formalen Hürden gering. Je nach Umfang des Auftrags wird ein Vertrag geschlossen. Das IT-Unternehmen wird in den meisten Fällen auf standardisierte Vorlagen zurückgreifen.

Der Schwerpunkt der meisten Entwicklungsunternehmen dürfte jedoch im Bereich Business to Business (B2B) liegen. Hier sind Auftragnehmer und Auftraggeber privatwirtschaftliche Unternehmen. Der Weg zu einem gemeinsamen Vertrag kann schon komplizierter sein. Sehr oft muss dabei mit dem Instrument der Ausschreibung gearbeitet werden. Am Ende steht natürlich wieder ein Vertrag, der Leistung und Gegenleistung möglichst exakt regelt.

Eine dritte Gruppe von Kunden aus Sicht eines IT-Unternehmens sind öffentliche Auftraggeber. Beim Verhältnis von privaten Unternehmen zu öffentlichen Auftraggebern wird von Business to Administration (B2A) gesprochen.

Ausschreibung

Was ist eine Ausschreibung? Darunter versteht man eine öffentliche schriftliche Aufforderung an potenzielle Auftragnehmer, ein Angebot für eine bestimmte, genau spezifizierte Leistung abzugeben. Ist man zu einer Ausschreibung verpflichtet, so ist sie laut VOB\A und VOL\A bekannt zu machen, d. h. sie ist zu veröffentlichen. Das Ziel: Interessierte Unternehmen sollen davon Kenntnis erlangen und zu einer Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Die Veröffentlichung erfolgt etwa in Tageszeitungen, Amtsblättern, Internetportalen (z. B. www.bund.de), gewerblichen Fachblättern und Portalen und in der örtlichen Presse. Unternehmen, die über diesen Weg an Aufträge kommen wollen, müssen also diese Stellen regelmäßig auf mögliche Projekte scannen und bei Bedarf ein Angebot abgeben. Grundsätzlich ist es so, dass der öffentliche Sektor zu Ausschreibungen verpflichtet ist. Die Ausschreibung ist hier ein Mittel, um nachzuweisen, dass eine erforderliche Leistung zu wirtschaftlichen Konditionen eingekauft wird. In der Hoffnung, ihre Kosten zu minimieren, nutzten in den letzten Jahren zunehmend auch Unternehmen dieses Instrument. Ein Unternehmen, das im Rahmen einer Ausschreibung ein Angebot abgeben möchte, muss sich an die beschriebene Leistung halten. Dabei dürfen abweichende Angebote grundsätzlich nicht gewertet werden. Ansonsten wäre der Grundsatz der Vergleichbarkeit verletzt und ein fairer Wettbewerb nicht gesichert.

Es ist klar, dass öffentliche Stellen Leistungen ausschreiben müssen, denn hier geht es um Steuergelder. Klare Regelungen hinsichtlich eines möglichst sparsamen und wirtschaftlichen Umgangs mit den öffentlichen Mitteln sind notwendig. Das Volumen der Ausschreibungen der öffentlichen Hand ist beachtlich. Dabei ist davon auszugehen, dass im Bereich der IT in der Zukunft ein erheblicher Bedarf entstehen wird. Die Veränderungen, die sich aus der digitalen Transformation ergeben, werden auch an den öffentlichen Behörden nicht vorbeigehen. Eine Riesenchance für die IT-Dienstleister! Öffentliche Behörden dürfen Aufträge nicht einfach nach „Gutsherrenart“ vergeben. Sie müssen dafür sorgen, dass alle leistungsfähigen und leistungsbereiten Unternehmen die gleichen Möglichkeiten haben. Sie müssen ausschreiben! Geregelt wird das durch öffentliches Vergaberecht. Es definiert die zu beachtenden Rechtsnormen, um die notwendigen Leistungen und Mittel zur Erfüllung der Aufgaben zu beschaffen [1]. Zu den Leistungen gehört auch das umfassende Angebot von IT-Dienstleistungen. Ein Hauptziel der öffentlichen Vergabe haben wir schon genannt, die Wirtschaftlichkeit. Jedoch gibt es noch weitere Ziele:

  • Transparenz: Warum hat man sich für einen bestimmten Auftragnehmer entschieden?

  • Wettbewerb: Der Wettbewerb zwischen den Anbietern soll gefördert werden. Wir wissen, dass es bei einem funktionierenden Wettbewerb zu Innovationen bei einem guten Preis-Leistungsverhältnis kommt.

  • Gleichbehandlung: Die Anbieter der Leistungen sollen grundsätzlich die gleichen Chancen haben, den öffentlichen Auftrag zu bekommen.

Anders formuliert: Die öffentliche Vergabe soll Vetternwirtschaft und Korruption verhindern. Dabei muss man beachten: Wir sind nicht allein auf unserer schönen Welt, d. h. das deutsche Vergaberecht muss unbedingt im Zusammenhang mit den Regeln für die Europäische Union betrachtet werden. Darauf kommen wir nochmals zurück.

Überblick über das Vergaberecht

Rechtsnormen in einer Fachzeitschrift für IT? Nein, nicht wirklich. Für Risiken und Nebenwirkungen studieren Sie bitte intensiv das Gesetzbuch oder fragen den Rechtsberater Ihres Vertrauens! Uns geht es eher darum, einen groben Überblick über das Thema zu bekommen. Was hilft Ihnen das? Eine ganze Menge! Sind Sie IT-Dienstleister und wollen ein lukratives Projekt eines öffentlichen Auftraggebers erhaschen, dann ist es hilfreich, die Regeln zu kennen. Nur dann können Sie rechtzeitig in den Prozess der Angebotsabgabe einsteigen. Einmal erteilte Angebote im Rahmen einer Ausschreibung kann man nicht nachbessern. Man ist in jeder Hinsicht daran gebunden. Hier ist also viel Sorgfalt gefragt. Sind Sie IT-Verantwortlicher in der ...

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