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Teil 4: Aufgaben und Anforderungen im IT-Beschaffungsmanagement

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Das Investitionsvolumen von Unternehmen aller Branchen in IT-Technik ist hoch und wird noch weiter steigen. Die dafür notwendigen Ressourcen werden oft durch externe Dienstleister bereitgestellt, da man nicht alle Leistungen selbst erbringen kann. Starken Aufwind erfährt das Thema durch ein zunehmendes Outsourcing in die Cloud.

Die Bedeutung der IT steigt in fast allen Unternehmen und Unternehmensbereichen. In vielen Fällen wird sie zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor. Damit sie den stetig wachsenden Aufgaben und Herausforderungen gerecht wird, muss sie über die notwendigen Ressourcen verfügen. Im unternehmerischen Umfeld handelt es sich um Investitionen. Weitet man diesen Begriff zum Beispiel auch auf den Bereich Personal aus, so spricht man von Beschaffung. Ein wichtiges Merkmal der unternehmerischen Beschaffung ist ihre Kontrolle durch das Management, weshalb sie auch die Bezeichnung IT-Beschaffungsmanagement trägt. In unserem abschließenden Teil der Artikelserie zu den Fragen des IT-Managements beschäftigen wir uns genau mit diesem Teilaspekt. Dabei ist es als IT-Dienstleister sehr hilfreich, die Sichtweise und grundsätzliche Vorgehensweise unserer Kunden zu verstehen, um mit passgenauen Angeboten zu punkten.

Beginnen wir zunächst damit, das IT-Beschaffungsmanagement etwas genauer zu definieren. Das IT-Beschaffungsmanagement – oft lediglich als Sourcing bezeichnet – ist ein komplizierter und umfangreicher Prozess mit einem breiten Aufgabenspektrum. Ganz allgemein erklärt, beschäftigt sich das Beschaffungsmanagement mit den Entscheidungen über die Versorgung mit Gütern und Leistungen, die über den Einzelfall hinausgehen. Was fällt alles darunter? Außer der Bedarfsermittlung, der Bereitstellung von Finanzmitteln und der Auswahl von Hardware und Software zählen auch die Beschaffung von Arbeitskräften, Informationen, Nutzungsrechten und externen Dienstleistungen dazu. Zum Bereich der externen Dienstleistungen gehören beispielsweise die IT-Beratung und Versicherungen. Entscheidende Fragen, die zu beantworten sind, lauten: Was soll und will der eigene IT-Bereich selbst „machen“? Welche Produkte und Dienstleistungen werden von anderen Inhousebereichen zur Verfügung gestellt? Für welche Leistungen soll man externe Dienstleister beauftragen? Aus der Beantwortung dieser Fragen kann man als Erstes die Beschaffungsstrategie ableiten. Gleich gehen wir auf die einzelnen Schritte zur Umsetzung der Strategie ein. Zuvor untersuchen wir jedoch die Frage, wie sich die unternehmerische bzw. organisationale Beschaffung von privaten Kaufentscheidungsprozessen unterscheidet.

Merkmale organisationaler Beschaffungsvorgänge

Unterscheidet sich der private Kaufprozess von den Beschaffungsvorgängen im Unternehmen? Die Antwort auf diese Frage lautet eindeutig: Ja. Vielleicht wenden Sie an dieser Stelle ein, dass Sie für den Kauf des letzten Autos oder für die Auswahl des Sommerurlaubs einen enormen Aufwand betrieben haben. Sie haben erforscht, was Sie möchten, haben Preise verglichen und Bewertungen gelesen. Letztendlich haben Sie sich für ein Produkt entschieden, von dem Sie glauben, dass es alle Ihre Anforderungen bestmöglich erfüllt. Trotzdem gilt: Die meisten Kaufentscheidungen im privaten Umfeld werden ad hoc und intuitiv getroffen. Viele Käufe sind so genannte Impulskäufe. Es geht auch nicht anders, sonst hätten wir am Abend nichts zu essen auf dem Tisch, wenn wir jede kleine Entscheidung erst stundenlang abwägen würden. Kauf- und Investitionsentscheidungen im unternehmerischen Bereich laufen anders ab. Sie bezeichnet man als organisationale Kaufentscheidungsprozesse und sie weisen die folgenden Merkmale auf [1]:

  • derivative Nachfrage

  • mehrere Personen

  • hoher Grad an Formalisierung

  • teilweise hoher Individualisierungsgrad

  • große Bedeutung von Dienstleistungen

  • mehrere Organisationen

  • langfristige Geschäftsbeziehungen

  • persönliche Interaktion ist maßgebend

Erläutern wir diese Merkmale, um sie besser nachvollziehen zu können: Die Anschaffung von Hard- und Software bzw. die Beauftragung eines Dienstleisters erfolgt aus unternehmerischer Sicht stets aus dem Grund, eine Leistung für die eigenen Kunden erbringen zu können. Preisintensive Lizenzen für Entwicklungsumgebungen wird man nur dann anschaffen, wenn man diese für die kommenden Aufträge auch benötigt. Das Ausmaß der Beschaffungen und Investitionen wird also über die Nachfrage der Kunden bestimmt. Man spricht daher von derivativer bzw. abgeleiteter Nachfrage.

Ab einer bestimmten Größenordnung werden Beschaffungsprozesse in der Regel nicht durch eine Person alleine getroffen. Daran beteiligt sind zum Beispiel die Geschäftsleitung (grundsätzliche Vorgaben und Budget), die entsprechende Fachabteilung (Festlegung der Anforderungen) und der Einkauf (Abwicklung des Kaufprozesses). Für den Vertrieb bedeutet das, dass man sich mit allen wichtigen Beteiligten auf Seiten des Kunden beschäftigen muss. Im Gegensatz zum Kaufverhalten für Endkunden hat man es im organisationalen Umfeld oft mit so genannten Buying-Centern zu tun.

Vom Bedarf bis zur endgültigen Beschaffung ist es oft ein weiter Weg. Die Kaufentscheidungen sind meist stark formal und laufen nach strengen Regeln ab. Beispiele sind: Einholung von Angeboten, Verhandlung, Genehmigung, Auftragserteilung und Controlling des gesamten Kaufentscheidungsprozesses. Soft- und Hardware werden in...

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