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Kolumne: A²- alles Agile

PRINCE2: Steuern einer Phase


In den vorangegangenen Teilen haben wir uns mit den PRINCE2-Prozessen „Vorbereiten eines Projekts (SU)“, „Initiieren eines Projekts (IP)“ und „Lenken eines Projekts (DP)“ beschäftigt. In „Vorbereiten eines Projekts (SU)“ wird durch den Projektmanager geprüft, ob es sinnvoll ist, für eine Projektinitiierung entsprechende Ressourcen bereitzustellen und das Projekt zu starten. Die Zielsetzung in diesem Prozessschritt ist dahingehend beschrieben, in beschränkter und kurzer Zeit auf Grundlage des Projektmandats hinreichend Informationen zusammenzutragen, die es dem Lenkungsausschuss ermöglichen, die Projektinitiierung freizugeben. Das Projektmandat ist noch kein Managementprodukt, sondern lediglich eine Idee oder Anfrage des Unternehmensmanagements (Ebene vier), die schriftlich oder mündlich erfolgt. Zusammen mit dem Lenkungsausschuss erstellt der Projektmanager einen Business-Case-Entwurf, der zum einen als Entscheidungsgrundlage und zum anderen als Basis für den späteren Business Case dient, der nach erfolgter Projektfreigabe in der Initiierungsphase erstellt wird.

Hat der Lenkungsausschuss das Projekt freigegeben, beginnt das Projekt mit der ersten Managementphase, die im Prozess „Initiieren eines Projekts (IP)“ beschrieben wird. In dieser Phase wird das Projekt auf ein solides Fundament gestellt, hierzu werden verschiedene Pläne erstellt, Steuerungsmechanismen und Verantwortlichkeiten definiert und vieles mehr. Der Lenkungsausschuss bekommt entsprechende Mittel an die Hand, das Projekt über den gesamten Lebenszyklus zu steuern und zu lenken. Im Anschluss an diese Phase sollte jedes Projektmitglied über die Informationen verfügen, welches Produkt am Ende zu liefern ist, wer für welche Tätigkeiten verantwortlich ist, welche Meilensteine es gibt und wie die Kosten geplant sind, welche Qualität geliefert werden soll, wie mit etwaigen Risiken umgegangen wird und welche Kommunikationswege einzuhalten sind. Hierzu wird eine Reihe von Managementprodukten innerhalb dieser Phase erstellt, z. B. die Risikomanagementstrategie oder die Qualitätsmanagementstrategie.

Auf der Ebene „Lenken“ beschreibt der Prozess „Lenken eines Projekts (DP)“ all jene Aktivitäten, die es dem Lenkungsausschuss ermöglichen, das Projekt während der gesamten Projektdauer effektiv und effizient zu lenken. Die Aktivitäten sind zum Großteil Entscheidungen, die vom Lenkungsausschuss getroffen werden müssen, alle übrigen Aktivitäten, delegiert der Lenkungsausschuss an den Projektmanager. Der Lenkungsausschuss ist unter anderem mit Aufgaben betraut, wie beispielsweise die erwarteten Projektergebnisse zu definieren, die notwendigen Ressourcen für die Erstellung dieser bereitzustellen und nach jeder Managementphase über die Fortführung des Projekts zu entscheiden. Der Prozess arbeitet nach dem PRINCE2-Grundprinzip „Steuern nach dem Ausnahmeprinzip“, was bedeutet, dass der Lenkungsausschuss nicht in fixen Zeitabschnitten zusammenkommt, sondern auf eintretende Ereignisse wie Ausnahmen oder Phasenenden reagiert.

Steuern einer Phase (CS)

Im Prozess „Steuern einer Phase“ (Abb. 1) werden jene Aktivitäten beschrieben, die das Tagesgeschäft des Projektmanagers betreffen. Neben den geplanten Tätigkeiten geht es im Besonderen auch darum, mit ungeplanten Ereignissen umgehen zu können, dazu zählen Änderungen bzw. Wünsche, R...

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