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So organisiert man ein WordCamp

Wie das Herz der Community zu schlagen beginnt


Es fing vor über zehn Jahren mit zwei Entwicklern an, Matt Mullenweg und Mike Little, die mit Bestimmtheit zusammenfanden und die erste Version von WordPress als Open-Source-Software veröffentlichten, um das Webpublizieren zu demokratisieren. Seitdem sind viele Menschen zu WordPress gekommen, die dabei helfen, das System weiterzuentwickeln, zu dokumentieren und mit Themes, Plug-ins etc. zu erweitern. Da man sich im Alltag immer nur online austauschte, kam bald der Wunsch auf, sich auch einmal offline zu treffen. So entstand 2006 das erste WordCamp in San Francisco.

Mittlerweile gibt es jedes Jahr weltweit mehr als hundert WordCamps, an denen zwischen fünfzig und 2 000 WordPress-Begeisterte teilnehmen. Auf all diesen WordCamps trifft man auf den Spirit der WordPress-Community: ein offenes Miteinander ohne Ausgrenzungen und leicht zugänglich für jedermann. Doch was ist eigentlich das minimale WordCamp?

Im einfachsten Fall ist ein WordCamp eine Tagesveranstaltung mit mindestens fünfzig Teilnehmern, WLAN und Kaffee, auf der über WordPress geredet wird. Das Ganze kann aber auch eine Veranstaltung von drei Tagen mit vier parallelen Vorträgen und Vollverpflegung für mehrere hundert Personen sein. Im Rahmen eines WordCamps sind viele verschiedene Formate möglich, so auch die Form eines echten BarCamp, bei dem es keine vorselektierten Präsentationen gibt, sondern das Programm am Veranstaltungstag durch die Teilnehmer entsteht. Und was ist im Vorfeld erforderlich, um eine solche Veranstaltung auszurichten?

Alles fängt mit Menschen an

Oft gibt es jemanden mit dem Wunsch oder der Idee, in der Nähe seines Wohnorts ein WordCamp zu veranstalten. Wenn vor Ort schon ein WordPress Meetup existiert, ist dies der ideale Ort, um Mitstreiter zu finden. Für die Ausrichtung eines WordCamps sollte man sich mit mindestens fünf anderen zusammentun, um die Aufgaben als Organisationsteam erfolgreich zu meistern.

Im Falle, dass am gewünschten Ort noch kein Meetup stattfindet, ist der erste Schritt, ein solches zu gründen. WordCamps sind Veranstaltungen der lokalen WordPress-Community. Deshalb ist ein Meetup die Voraussetzung, um ein WordCamp veranstalten zu dürfen, da es die Communitybildung unterstützt und somit hilft, Gleichgesinnte zu finden.

Auch wenn man in der lokalen Community auf Anhieb nicht fünf Mitstreiter findet, kann man zur nächsten Stufe übergehen. Diese besteht darin, dass sich eine Person als Lead Organizer, sozusagen Teamleiter des Organisationsteams, für ein WordCamp bewirbt.

Bewerbung

Die Bewerbung beim Global Community Team ist erforderlich, um sicherzustellen, dass die von der globalen WordPress-Community festgelegten Regeln beachtet werden, alle WordCamps die gleichen Ziele verfolgen und dem Wachstum der WordPress-Community im Gesamten dienlich sind. Außerdem erhält man so die Unterstützung des Community Teams, eine eigene Website für sein Camp unter stadtname.wordcamp.org und die Sicherheit, dass als Veranstalter die WordPress Support PBC auftritt und man damit nicht selbst das Risiko trägt.

Vor dem Ausfüllen der Bewerbung als Lead Organizer empfiehlt es sich, das WordCamp Organizer Handbook zu lesen [1]. Hier findet man fast alles Wissenswerte zur Ausrichtung eines Camps. Nach dem Absenden der Bewerbung wird sich innerhalb weniger Tage jemand aus dem Global Community Team per E-Mail melden und entweder schriftlich erste Rückfragen stellen oder einen Termin für einen Videochat ausmachen. Bei diesem geht es erst einmal darum, sich kennenzulernen. Es ist kein Problem, wenn man bisher noch keine Erfahrung mit der Organisation von Veranstaltungen hat, wichtig ist eine offene und rechtzeitige Kommunikation und die Begeisterung für die Community. Am Ende des Videochats steht meist die Entscheidung fest, ob man als Organizer angenommen wird, ob es Dinge vorab zu klären gibt oder Voraussetzungen wie ein Meetup fehlen, an denen man noch arbeiten muss.

Angenommen

In der nächsten Phase bekommt man nun als Lead Organizer den Zugriff auf eine eigene WordPress-Instanz unterhalb von www.wordcamp.org, und es wird ein Mentor zugewiesen. Dies ist ein erfahrener WordCamp Organizer, der sich im Global Community Team engagiert, um anderen WordCamps mit Rat und Tat bei der Organisation zur Seite zu stehen. Normalerweise erfolgt das durch regelmäßige Videochats, bei denen anhand von Checklisten geschaut wird, ob alles gut läuft und wo ggf. Unterstützung benötigt wird.

Wenn das Organisationsteam noch nicht groß genug ist, sollte man jetzt nach weiteren Mitstreitern suchen. Es ist empfehlenswert, neben dem Lead Organizer für folgende Aufgaben jeweils einen Verantwortlichen zu benennen: Veranstaltungsort/Logistik, Sponsorenbetreuung, Sprecherauswahl und Budget/Abrechnung.

In diesen Bereichen geht es dann auch direkt mit der Arbeit los. Es muss ein passender Veranstaltungsort gefunden werden. Hierbei ist auf Barrierefreiheit zu achten, es darf keine Location sein, die zu einer Partei oder Kirche gehört, da sich hierdurch Menschen ausgeschlossen fühlen könnten. Außerdem muss sie die passende Größe und Räumlichkeiten bieten und sollte im unteren Preisbereich liegen. Gute und günstige Räumlichkeiten sind z. B. an Hochschulen, in Bürgerhäusern oder Jugendhäusern zu finden. Hotels, Messen und andere professionelle Veranstaltungsräume liegen meist im oberen Preissegment und sind damit für ein WordCamp zu teuer. Die Teilnahme an einem WordCamp darf pro Tag und Person nicht mehr als 20 Euro kosten, alle weiteren Kosten sind durch Sponsoren zu decken.

Das WordCamp sollte ca. ein halbes Jahr nach der Bewerbung stattfinden, diese Zeit benötigt man als Organisationsteam. Eine kürzere Vorbereitungszeit ist nur bei bereits eingespielten Teams und Orten zu empfehlen. Eine längere Zeit ist zwar möglich, doch kommt es dann oft dazu, dass in der Zwischenzeit Mitstreiter im Organisationsteam aus persönlichen Gründen ausfallen. Ist ein möglicher Ort und Termin gefunden, muss mit dem Veranstaltungsort ein schriftlicher Vertrag geschlossen werden, dieser wird vom Global Community Team unterzeichnet.

Damit der Vertrag unterschrieben wird, ist ein genehmigtes Budget erforderlich. Dies erstellt man im Backend der WordCamp-Website. Hierfür braucht man Angebote der Location, vom Caterer, für T-Shirts und andere Werbemittel. Außerdem muss man sich schon einmal Gedanken über die möglichen Sponsorenpakete und Sponsoren machen. Das Budget muss nicht zu 100 Prozent fix sein, sollte aber alles Erforderliche in reellen Zahlen enthalten. Hier empfiehlt es sich, auch immer einen Posten von ca. 10 Prozent des Gesamtbudgets für Unerwartetes einzuplanen. Das Budget...

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