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Java Magazin
Teil 1: Architekturen für die Digitalisierung mit Workflowautomation und Microservices

Amtsschimmel, ade?

Fällt das Wort Digitalisierung, denken viele an Projekte im Umfeld des Internet of Things oder an spektakuläre Blockchains. Immer häufiger wird Digitalisierung in einem Atemzug mit künstlicher Intelligenz genannt, oder es werden neue Megaprojekte wie eine europäische Cloud ausgerufen. Dass es bei Digitalisierung jedoch zu großen Teilen darum geht, Prozesse digital zu unterstützen, die aktuell entweder mit manuellem Aufwand wie beispielsweise persönlichem Erscheinen verbunden sind oder lediglich schriftlich erledigt werden können, wird stark vernachlässigt. Nicht so in diesem Artikel.

Stephan Kaps


ArtikelserieTeil 1: Architekturen für die Digitalisierung mit Workflowautomation und MicroservicesTeil 2: Infrastrukturen und Organisation

Es gibt noch hunderte von Verfahren, vor allem im Behördenumfeld, die für den Bürger einfacher werden, wenn sie digitalisiert sind. Ein solches Antragsverfahren sehen wir uns näher an. Mit Hilfe eines Überblicks über die Architektur, die Infrastruktur und die organisatorischen Aspekte soll verdeutlicht werden, dass moderne Technologien und Methoden für jede Art von Organisation Mehrwerte bringen und Aussagen wie „Wir sind doch nicht Netflix“ keine tragfähigen Argumente sind.

Um was es geht – die Domäne

Das hier vorgestellte behördliche Antragsverfahren wird von mehr als 20 000 Bürgern pro Jahr genutzt. Die Fachlichkeit ist relativ komplex und würde daher den Rahmen dieses Artikels sprengen – sie ist im Detail aber auch nicht entscheidend. Zur Veranschaulichung wird in Abbildung 1 ein mit Hilfe von Domain Storytelling (Kasten: „Domain Storytelling“) modellierter Prozess dargestellt. In diesem Fall handelt es sich um eine stark vereinfachte Abbildung des gesamten Antragsverfahrens.

Abb. 1: Domain Story des Onlineantrags

In diesem Modell ist zu sehen, dass ein Antragsteller seine Antragsdaten in einem Onlineformular erfasst, woraufhin diese Daten nach dem Abschicken in eine Fachanwendung übertragen werden. Die Fach anwendung wiederum erzeugt in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) eine Akte und fordert, wenn notwendig, automatisiert weitere Informationen beim Antragsteller nach. Der Antragsteller übermittelt diese Informationen in Form von Anlagen per Upload über eine Art Onlineportal. Diese Dokumente werden in das DMS importiert und der entsprechenden Akte hinzugefügt. Die Fachanwendung verteilt den Fall an einen Sachbearbeiter und erzeugt im besten Fall bereits einen Bescheidentwurf. Details zu Berechnungen, Sonderfällen sowie den verschiedenen Arten von möglichen Bescheiden werden nicht näher betrachtet.

Der soeben erzeugte Bescheidentwurf wird vom ermittelten Sachbearbeiter geprüft und bestätigt, wodurch er dem jeweiligen Vorgesetzten zur Mitzeichnung (Freigabe) vorgelegt wird. Ist diese erfolgt, löst die Fachanwendung im positiven Fall eine Auszahlung über das Zahlungssystem aus und der Fall ist beendet.

Domain StorytellingDomain Storytelling ist ähnlich wie Event Storming eine Technik, um die Fachlichkeit verstehen zu lernen. Es hilft, eine gemeinsame Sprache mit den Fachexperten zu entwickeln. Ein Domänenexperte wird ...

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Teil 1: Architekturen für die Digitalisierung mit Workflowautomation und Microservices

Amtsschimmel, ade?

Fällt das Wort Digitalisierung, denken viele an Projekte im Umfeld des Internet of Things oder an spektakuläre Blockchains. Immer häufiger wird Digitalisierung in einem Atemzug mit künstlicher Intelligenz genannt, oder es werden neue Megaprojekte wie eine europäische Cloud ausgerufen. Dass es bei Digitalisierung jedoch zu großen Teilen darum geht, Prozesse digital zu unterstützen, die aktuell entweder mit manuellem Aufwand wie beispielsweise persönlichem Erscheinen verbunden sind oder lediglich schriftlich erledigt werden können, wird stark vernachlässigt. Nicht so in diesem Artikel.

Stephan Kaps


ArtikelserieTeil 1: Architekturen für die Digitalisierung mit Workflowautomation und MicroservicesTeil 2: Infrastrukturen und Organisation

Es gibt noch hunderte von Verfahren, vor allem im Behördenumfeld, die für den Bürger einfacher werden, wenn sie digitalisiert sind. Ein solches Antragsverfahren sehen wir uns näher an. Mit Hilfe eines Überblicks über die Architektur, die Infrastruktur und die organisatorischen Aspekte soll verdeutlicht werden, dass moderne Technologien und Methoden für jede Art von Organisation Mehrwerte bringen und Aussagen wie „Wir sind doch nicht Netflix“ keine tragfähigen Argumente sind.

Um was es geht – die Domäne

Das hier vorgestellte behördliche Antragsverfahren wird von mehr als 20 000 Bürgern pro Jahr genutzt. Die Fachlichkeit ist relativ komplex und würde daher den Rahmen dieses Artikels sprengen – sie ist im Detail aber auch nicht entscheidend. Zur Veranschaulichung wird in Abbildung 1 ein mit Hilfe von Domain Storytelling (Kasten: „Domain Storytelling“) modellierter Prozess dargestellt. In diesem Fall handelt es sich um eine stark vereinfachte Abbildung des gesamten Antragsverfahrens.

Abb. 1: Domain Story des Onlineantrags

In diesem Modell ist zu sehen, dass ein Antragsteller seine Antragsdaten in einem Onlineformular erfasst, woraufhin diese Daten nach dem Abschicken in eine Fachanwendung übertragen werden. Die Fach anwendung wiederum erzeugt in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) eine Akte und fordert, wenn notwendig, automatisiert weitere Informationen beim Antragsteller nach. Der Antragsteller übermittelt diese Informationen in Form von Anlagen per Upload über eine Art Onlineportal. Diese Dokumente werden in das DMS importiert und der entsprechenden Akte hinzugefügt. Die Fachanwendung verteilt den Fall an einen Sachbearbeiter und erzeugt im besten Fall bereits einen Bescheidentwurf. Details zu Berechnungen, Sonderfällen sowie den verschiedenen Arten von möglichen Bescheiden werden nicht näher betrachtet.

Der soeben erzeugte Bescheidentwurf wird vom ermittelten Sachbearbeiter geprüft und bestätigt, wodurch er dem jeweiligen Vorgesetzten zur Mitzeichnung (Freigabe) vorgelegt wird. Ist diese erfolgt, löst die Fachanwendung im positiven Fall eine Auszahlung über das Zahlungssystem aus und der Fall ist beendet.

Domain StorytellingDomain Storytelling ist ähnlich wie Event Storming eine Technik, um die Fachlichkeit verstehen zu lernen. Es hilft, eine gemeinsame Sprache mit den Fachexperten zu entwickeln. Ein Domänenexperte wird ...

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