© Stock-Asso/Shutterstock.com
Teil 1: Architekturen für die Digitalisierung mit Workflowautomation und Microservices

Amtsschimmel, ade?


Fällt das Wort Digitalisierung, denken viele an Projekte im Umfeld des Internet of Things oder an spektakuläre Blockchains. Immer häufiger wird Digitalisierung in einem Atemzug mit künstlicher Intelligenz genannt, oder es werden neue Megaprojekte wie eine europäische Cloud ausgerufen. Dass es bei Digitalisierung jedoch zu großen Teilen darum geht, Prozesse digital zu unterstützen, die aktuell entweder mit manuellem Aufwand wie beispielsweise persönlichem Erscheinen verbunden sind oder lediglich schriftlich erledigt werden können, wird stark vernachlässigt. Nicht so in diesem Artikel.

Es gibt noch hunderte von Verfahren, vor allem im Behördenumfeld, die für den Bürger einfacher werden, wenn sie digitalisiert sind. Ein solches Antragsverfahren sehen wir uns näher an. Mit Hilfe eines Überblicks über die Architektur, die Infrastruktur und die organisatorischen Aspekte soll verdeutlicht werden, dass moderne Technologien und Methoden für jede Art von Organisation Mehrwerte bringen und Aussagen wie „Wir sind doch nicht Netflix“ keine tragfähigen Argumente sind.

Um was es geht – die Domäne

Das hier vorgestellte behördliche Antragsverfahren wird von mehr als 20 000 Bürgern pro Jahr genutzt. Die Fachlichkeit ist relativ komplex und würde daher den Rahmen dieses Artikels sprengen – sie ist im Detail aber auch nicht entscheidend. Zur Veranschaulichung wird in Abbildung 1 ein mit Hilfe von Domain Storytelling (Kasten: „Domain Storytelling“) modellierter Prozess dargestellt. In diesem Fall handelt es sich um eine stark vereinfachte Abbildung des gesamten Antragsverfahrens.

kaps_architekturen_1.tif_fmt1.jpgAbb. 1: Domain Story des Onlineantrags

In diesem Modell ist zu sehen, dass ein Antragsteller seine Antragsdaten in einem Onlineformular erfasst, woraufhin diese Daten nach dem Abschicken in eine Fachanwendung übertragen werden. Die Fach anwendung wiederum erzeugt in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) eine Akte und fordert, wenn notwendig, automatisiert weitere Informationen beim Antragsteller nach. Der Antragsteller übermittelt diese Informationen in Form von Anlagen per Upload über eine Art Onlineportal. Diese Dokumente werden in das DMS importiert und der entsprechenden Akte hinzugefügt. Die Fachanwendung verteilt den Fall an einen Sachbearbeiter und erzeugt im besten Fall bereits einen Bescheidentwurf. Details zu Berechnungen, Sonderfällen sowie den verschiedenen Arten von möglichen Bescheiden werden nicht näher betrachtet.

Der soeben erzeugte Bescheidentwurf wird vom ermittelten Sachbearbeiter geprüft und bestätigt, wodurch er dem jeweiligen Vorgesetzten zur Mitzeichnung (Freigabe) vorgelegt wird. Ist diese erfolgt, löst die Fachanwendung im positiven Fall eine Auszahlung über das Zahlungssystem aus und der Fall ist beendet.

Folgende Ziele werden mit dem hier betrachteten Projekt verfolgt:

  • Bereitstellung eines einfachen (Online-)Antragsverfahrens für den Bürger, mit der Möglichkeit, Anlagen hochzuladen und sich über den aktuellen Bearbeitungsstatus online zu informieren

  • Schnelle Durchlaufzeiten; Standardfälle werden nach der Erfassung vom System berechnet und beschieden oder es wird, im Fall einer Unvollständigkeit, automatisch ein Nachforderungsschreiben versandt und auf den oder die Eingänge gewartet

  • Entlastung der Sachbearbeiter durch den Wegfall manueller Tätigkeiten, beispielsweise der Erstellung von Eingangsbestätigungen, Nachforderungsschreiben, Erinnerungsschreiben, Bescheiden u. v. m.

  • Automatisierte (einheitliche) Erstellung von Schreiben mit Hilfe von konfigurierbaren Textbausteinen und Ablage sämtlicher Dokumente in der E-Akte

  • Automatisierte Meldung der ausgezahlten Leistungen an die zuständigen Finanzämter

  • Automatisierte Überweisungen an Dritte und automatisierte Überwachung der Überweisungen auf Ausgleich

  • Automatisierte Berechnung und Berücksichtigung von Widerspruchs- und Klagefristen sowie die prozessuale Umsetzung der Verfahren

Neben den gerade aufgezählten (eher fachlichen) Zielen werden des Weiteren noch die folgenden (eher technischen) Ziele verfolgt:

  • Integration der Drittsysteme mit loser Kopplung und standardisierter Kommunikation über definierte Schnittstellen

  • Minimierung des Customizings des E-Akten-Systems, um zukünftige Versionsupdates ohne Aufwand und Risiko durchführen zu können

  • Teilautomatisiertes Fachverfahren mit BPMN-gesteuerten Prozessen und somit einheitlicher und effizienter Bearbeitung der Anträge

  • Einführung regelbasierter Entscheidungstabellen, um Ablehnungsgründe, Sonderfälle und Inkonsistenzen schnell und zweifelsfrei identifizieren zu können

  • Automatisierte Übertragung und Import der Onlineanträge in die Fachanwendung sowie automatisierte Erstellung von Akten und Vorgängen im E-Akten-System

Durch die BPMN-gestützte Prozesssteuerung wird der Sachbearbeiter durch die Bearbeitung von Anträgen geführt. Durch die Zuweisung konkreter Aufgaben (Tasks) im Rahmen des Prozessverlaufs ist zu jeder Zeit klar, welcher Schritt mit welchen Tätigkeiten erfolgen muss. Schauen wir uns im Folgenden die daraus entstandene Architektur an.

Die Architektur

Abbildung 2 zeigt die zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels aktuelle Architektur des Gesamtsystems. Um dem Bürger eine Onlineantragsmöglichkeit bereitzustellen, läuft in der DMZ (demilitarisierten Zone) eine Webanwendung, die XML-Dateien erzeugt, die von der internen Fachanwendung in regelmäßigen Abständen importiert werden. Des Weiteren hat der Antragsteller die Möglichkeit, den aktuellen Bearbeitungsstatus online abzufragen. Das ist eine eigene Webanwendung.

Die zentrale Rolle spielt die Fachanwendung. Dabei handelt es sich ebenso um eine Java-Webanwendung, die wie alle anderen Webanwendungen als klassisches WAR-Archiv auf ...

Neugierig geworden?

Angebote für Teams

Für Firmen haben wir individuelle Teamlizenzen. Wir erstellen Ihnen gerne ein passendes Angebot.

Das Library-Modell:
IP-Zugang

Das Company-Modell:
Domain-Zugang