© Denis Tabler/Shutterstock.com
Herausforderung Cutover-Projekt meistern

Zusammenführung zweier Welten


Für Cutover-Projekte auf Workflowtools oder doch lieber Excel zurückgreifen? Eine Frage, die auch die ausgleichende Gegenfrage „Warum nicht beides?“ zulässt. Wie das funktionieren kann, zeigen wir in diesem Artikel.

Obwohl zahlreiche unterschiedliche Softwarelösungen zur Projektplanung und -steuerung existieren, greifen viele Cutover-Projektteams nach wie vor auf Excel-basierte Projektpläne zurück. Einerseits weil Excel flexibel einsetzbar und über Unternehmensgrenzen hinweg in den Fachabteilungen bekannt ist, andererseits weil spezielle Projektplanungswerkzeuge nicht flexibel genug, proprietär und zudem teuer sind. Der Einsatz von Excel zur Planung, Durchführung und Steuerung von Projekten ist einfach, bringt aber auch entscheidende Nachteile mit sich.

Natuvion hat mit der Cutover App eine cloudbasierte Software entwickelt, die zur Planung, Ausführung und zum Monitoring von Cutover-Projekten eingesetzt werden kann. Wie die Software mit ihrem Kernelement – der automatisierten Transformation von Excel nach BPMN – die scheinbar gegensätzlichen Anforderungen „Flexibilität“ und „Stabilität“ vereint, wird im folgenden Beitrag beschrieben.

Cutover-Projekte (Kasten: „Cutover“, Abb. 1) zeichnen sich durch einen engen Zeitrahmen aus. In der Regel werden dabei mehrere Testläufe ausgeführt, bevor es zum Produktivlauf kommt. Ein solcher Prozesslauf ist gekennzeichnet durch einen individuellen Umfang und Ablauf. Dabei laufen einerseits viele Einzelaktivitäten nach einem wiederkehrenden Muster ab, andererseits variieren die Anzahl und Dauer dieser Einzelaktivitäten je nach Umfang des jeweiligen Cutover-Projekts. Bis zuletzt können sich, z. B. durch unvorhergesehene Ereignisse, Aktivitäten oder auch Projektphasen ändern. So kommt es immer wieder vor, dass selbst einstudierte Abläufe, die in Testsystemen mehrfach durchgeführt wurden, während der Ausführung in einer Produktivumgebung kurzfristig geändert werden müssen (bspw. durch unterschiedliche Systemparameter).

Cutover

Als Cutover [1] bezeichnet man den ganzheitlichen Übergangsprozess vom alten zum neuen System oder von der alten in die neue Prozesswelt. Kernelement des Cutover sind kleinteilige und differenzierte Aufgaben (Tasks), die in der Regel von einem größeren Personenkreis (Cutover-Team) und in Abhängigkeit zueinander durchgeführt werden müssen. Da die Umstellungen von Produktivsystemen i. d. R. an Wochenenden stattfinden, müssen die einzelnen Tasks zeitlich eng getaktet werden. Zudem dürfen keine Leerlaufzeiten entstehen.

muenster_cutover_1.tif_fmt1.jpgAbb. 1: Cutover

Trotz der vielen existierenden Softwarelösungen zur Projektplanung und -steuerung greifen viele Cutover-Teams aufgrund dieser volatilen Abläufe nach wie vor auf Excel-basierte Projektpläne zurück. Neben den unumstrittenen Vorteilen – insbesondere die flexiblen Einsatzmöglichkeiten und die branchenunabhängige Verbreitung – hat die Verwendung von Excel zur Planung und Steuerung von Cutover-Projekten jedoch auch entscheidende Nachteile:

  • Die Projektdatei wird dem Cutover-Team meist in einem gemeinsamen Verzeichnis zur Verfügung gestellt. Das gemeinsame Bearbeiten wird durch Excel aber standardmäßig nicht unterstützt, wodurch es häufig zu Sperrkonflikten und Missverständnissen kommt, beispielsweise durch eingestellte Spaltenfilter.

  • Die Excel Sheets sind oftmals sehr überladen, weil versucht wird, Informationen für Benutzer mit unterschiedlichen Rollen auf wenigen Seiten darzustellen.

  • Die Planung des Prozessablaufs über Tasks mit Vorgängern, Nachfolgern, paralleler und sequenzieller Verarbeitung kann mit Excel weder visualisiert noch adäquat getestet werden.

  • Eine proaktive Steuerung der Projektbeteiligten und ein Monitoring in Echtzeit sind mit Excel nicht möglich, da Aktualisierungen zur Projektausführungszeit manuell in die Projektdatei eingetragen werden. Das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig.

  • Zusätzliche Informationen, beispielsweise für einen aktuellen Report an das Management, müssen aus den Laufzeitdaten manuell erstellt und aufbereitet werden, was eine weitere Arbeitsbelastung für die Mitarbeiter darstellt.

  • Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, Projektleitern und dem Management läuft über verschiedene Kanäle (E-Mail, Telefon usw.), was die Projektdurchführung zusätzlich erschwert.

Cutover-Projekte mit Hilfe von Workflow-Engines realisieren

Cutover-Projekte sind prädestiniert für workflowbasierte Werkzeuge. Workflow-Engines sind weit verbreitet und bilden das Rückgrat vieler Unternehmen in zahlreichen Geschäftsbereichen bei der automatisierte...

Neugierig geworden?

Angebote für Teams

Für Firmen haben wir individuelle Teamlizenzen. Wir erstellen Ihnen gerne ein passendes Angebot.

Das Library-Modell:
IP-Zugang

Das Company-Modell:
Domain-Zugang