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Planbarkeit und Nachverfolgbarkeit im Multiprojektumfeld

Projektportfolioplanung mit JIRA


„JIRA eignet sich nicht für das Projektmanagement“. Dies mag zumindest für das klassische Projektmanagement zutreffen, da dieses auch nicht im primären Fokus von JIRA liegt. JIRA ist als Issue Tracker für die Softwareentwicklung angetreten und hat sich in den vergangenen Jahren zum De-facto-Standard etabliert. In agilen Vorhaben wird JIRA schon seit Längerem im Kontext des Projektmanagements eingesetzt. Ein Multiprojektumfeld stellt mit der Portfolioplanung eine weitere Anforderung an das Werkzeug. Es stellt sich somit die Frage, ob eine vorausschauende Portfolio- und Kapazitätenplanung sowie ein Projektcontrolling in nahezu Echtzeit, ohne PowerPoint als Waffe, mit einem nicht für das Projektmanagement geeignetem Tool realisierbar ist? Ja.

Die Projektportfolioplanung soll in einem Unternehmen mit vielen einzelnen Vorhaben, oftmals unterschiedlicher Größe, neben der permanenten Planung und Überwachung auch eine stetige Priorisierung der Vorhaben gegeneinander ermöglichen. Der Detailgrad der Planung einzelner Vorhaben muss hierbei auf ein minimales Maß beschränkt sein, um eine regelmäßige Aktualisierung in der Praxis gewährleisten zu können. Notwendige Kennzahlen sollen jederzeit auf einen Blick erfassbar sein, ohne in den Untiefen des Projektcontrollings versinken zu müssen. Im Wesentlichen lassen sich die Anforderungen an eine ganzheitliche Portfolioplanung in drei Blöcke gliedern.

Forecast: Für den Forecast ist eine hinreichend genaue Betrachtung der zukünftig benötigten Kapazitäten einzelner Vorhaben notwendig. Abhängig von den jeweiligen Projektanforderungen müssen besondere Fähigkeiten benötigter Beteiligter berücksichtigt werden. Dies beinhaltet ebenso den Status aktiver Vorhaben, da diese von Kapazitätsanforderungen nicht ausgenommen sind. Um das Fähigkeitsprofil abbilden zu können, erfolgt die Kapazitätsplanung mindestens bezüglich einer Abteilung, eines speziellen Teams oder im Einzelfall sogar direkt gegen eine Person. Der Forecast ermöglicht somit einen Überblick der allgemeinen Kapazitätsplanung, aber auch eine konsistente Darstellung des zeitlichen Ablaufs aller Vorhaben des Unternehmens. Im Kontext eines Portfoliomanagements kommen neben den planerischen noch wirtschaftliche Aspekte wie die Budgetplanung dazu.

High-Level-Projektplan/Breakdown Structure: Um den Forecast bezüglich erforderlicher Kapazitäten zu ermöglichen, muss ein Vorhaben in passende Arbeitspakete aufgeteilt werden. Durch die zeitlich motivierte Kapazitätsplanung erfolgt hie...

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