© Excellent backgrounds/Shutterstock.com
Planbarkeit und Nachverfolgbarkeit im Multiprojektumfeld

Projektportfolioplanung mit JIRA


„JIRA eignet sich nicht für das Projektmanagement“. Dies mag zumindest für das klassische Projektmanagement zutreffen, da dieses auch nicht im primären Fokus von JIRA liegt. JIRA ist als Issue Tracker für die Softwareentwicklung angetreten und hat sich in den vergangenen Jahren zum De-facto-Standard etabliert. In agilen Vorhaben wird JIRA schon seit Längerem im Kontext des Projektmanagements eingesetzt. Ein Multiprojektumfeld stellt mit der Portfolioplanung eine weitere Anforderung an das Werkzeug. Es stellt sich somit die Frage, ob eine vorausschauende Portfolio- und Kapazitätenplanung sowie ein Projektcontrolling in nahezu Echtzeit, ohne PowerPoint als Waffe, mit einem nicht für das Projektmanagement geeignetem Tool realisierbar ist? Ja.

Die Projektportfolioplanung soll in einem Unternehmen mit vielen einzelnen Vorhaben, oftmals unterschiedlicher Größe, neben der permanenten Planung und Überwachung auch eine stetige Priorisierung der Vorhaben gegeneinander ermöglichen. Der Detailgrad der Planung einzelner Vorhaben muss hierbei auf ein minimales Maß beschränkt sein, um eine regelmäßige Aktualisierung in der Praxis gewährleisten zu können. Notwendige Kennzahlen sollen jederzeit auf einen Blick erfassbar sein, ohne in den Untiefen des Projektcontrollings versinken zu müssen. Im Wesentlichen lassen sich die Anforderungen an eine ganzheitliche Portfolioplanung in drei Blöcke gliedern.

Forecast: Für den Forecast ist eine hinreichend genaue Betrachtung der zukünftig benötigten Kapazitäten einzelner Vorhaben notwendig. Abhängig von den jeweiligen Projektanforderungen müssen besondere Fähigkeiten benötigter Beteiligter berücksichtigt werden. Dies beinhaltet ebenso den Status aktiver Vorhaben, da diese von Kapazitätsanforderungen nicht ausgenommen sind. Um das Fähigkeitsprofil abbilden zu können, erfolgt die Kapazitätsplanung mindestens bezüglich einer Abteilung, eines speziellen Teams oder im Einzelfall sogar direkt gegen eine Person. Der Forecast ermöglicht somit einen Überblick der allgemeinen Kapazitätsplanung, aber auch eine konsistente Darstellung des zeitlichen Ablaufs aller Vorhaben des Unternehmens. Im Kontext eines Portfoliomanagements kommen neben den planerischen noch wirtschaftliche Aspekte wie die Budgetplanung dazu.

High-Level-Projektplan/Breakdown Structure: Um den Forecast bezüglich erforderlicher Kapazitäten zu ermöglichen, muss ein Vorhaben in passende Arbeitspakete aufgeteilt werden. Durch die zeitlich motivierte Kapazitätsplanung erfolgt hiermit implizit eine grobe Projektplanung der einzelnen Vorhaben.

Controlling: Ein valider Forecast muss stets den aktuellen, realen Projektverlauf reflektieren, um Konflikte in nachgelagerten Vorhaben rechtzeitig adressierbar zu machen. Um dies zu gewährleisten, muss ein Abgleich der Restlaufzeiten der einzelnen Arbeitspakete nahezu in Echtzeit möglich sein. Anhand der geleisteten Aufwände, aus denen sich die vermutete Restlaufzeit ergibt, lassen sich neben zeitlichen Aspekten auch Prognosen hinsichtlich des finanziellen Budgets sowie Lieferzeiten ableiten.

JIRA ist kein MS Project. Damit müssen sich altgediente, klassische Projektleiter abfinden. Der Fokus liegt klar auf der Umsetzungsphase (agiler) und weniger auf der Planungsphase (klassischer) Vorhaben. Kommt JIRA, insbesondere mit Timetracking-Funktionen, zum Einsatz und ist diesbezüglich im Unternehmen etabliert, ist es dennoch naheliegend, auf die in JIRA erfasste Datenbasis zurückzugreifen. Je unmittelbarer eine Datenauswertung geschehen kann, umso geringer sind Aufwand und Fehleranfälligkeit bei der Erstellung des Forecasts und des Controllings. Mit den im Folgenden vorgestellten Plug-ins kann JIRA zu einem vollwertigen Portfoliomanagementsystem ausgebaut werden oder einige der daran gestellten Anforderungen abdecken. Ebenso kann JIRA mit den abschließend skizzierten Ansätzen auf Basis bestehender Konzepte um Planungsfunktionen ergänzt werden und diese mit eigener Entwicklung unter Nutzung der JIRA-APIs erweitert werden.

Marktbetrachtung: JIRA Marketplace

Neben der permanenten Entwicklung von JIRA selbst hat der Markt in den letzten Jahren einiges an Add-ons hervorgebracht, die die Lücke zur Eignung JIRAs in der Projekt- aber auch der Portfolioplanung schließen können. Im Folgenden soll ein kurzer Überblick über existierende Tools mit umfangreichem Funktionsspektrum, aber auch kleinere Plug-ins für einen leichtgewichtigeren Ansatz in Eigenbau gegeben werden.

JIRA Portfolio [1] ist ein Produkt des JIRA-Herstellers Atlassian selbst. Es bietet ein breites Spektrum an Funktionen aus den Bereichen Portfolioplanung und Portfoliomanagement. Zu den grundlegenden Funktionen gehören High-Level-Planung der Projekte/Initiativen, ebenso wie deren Breakdown für die Planung der Entwicklungsteams. Budgets und Investitionen können über die einzelnen Projekte nachverfolgt werden. Ein realistischer Forecast wird durch automatische Anpassungen des Plans jederzeit gewährleistet. JIRA Portfolio bietet ebenso eine Kapazitätenplanung, die auf Basis von Teams die Allokation nach Verfügbarkeit und Fähigkeiten ermöglicht.

Tempo Folio [2] ist das Portfoliomanagementprodukt der Tempo-Produktpalette. Der Fokus liegt auf den finanziellen Aspekten des Portfoliomanagements und unterstützt so bei der Nachverfolgbarkeit von Plan, Scope und Budget. Die Integration mit anderen Produkten der Tempo-Palette bietet darüber hinaus ausgereifte Funktionen für die Kapazitäten- und Portfolioplanung.

Dataplane [3] fokussiert auf die Visualisierung der in JIRA erfassten Daten. Portfolioplanungsinstrumente sind nicht vorhanden, das reichhaltige Angebot an Reports macht Dataplane aber zu einer interessanten Option, mindestens für die Controllingaspekte. Die Analyse kann über mehrere Projekte gestreut werden und ermöglicht so e...

Neugierig geworden? Wir haben diese Angebote für dich:

Angebote für Gewinner-Teams

Wir bieten Lizenz-Lösungen für Teams jeder Größe: Finden Sie heraus, welche Lösung am besten zu Ihnen passt.

Das Library-Modell:
IP-Zugang

Das Company-Modell:
Domain-Zugang