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Überzeugende Präsentationen

2 Argumentationstechniken und Storyboarding


Im ersten Teil dieses shortcuts haben wir erfahren, dass jeder, der strukturiert vorgeht, in der Lage ist, gute Präsentationen zu erstellen. Der erste Teil des Erstellungsprozesses ist die Zielgruppen- und Umfeldanalyse. Der nächste Schritt gilt der Materialsammlung, -strukturierung und Verdichtung, dem Aufbau einer Argumentationslinie sowie dem Entwurf einer Story. Genau diese Punkte wird das folgende Kapitel erörtern.

Natürlich wissen wir als Referenten oder als Autor einer Präsentation üblicherweise relativ genau, über was wir sprechen wollen und haben eine grobe Idee von der Struktur unseres Vortrags. Allerdings sollten wir aus reiner Bequemlichkeit jetzt nicht den fatalen Fehler begehen und uns direkt in Richtung PowerPoint oder Keynote bewegen und sofort Folien malen. Üblicherweise haben wir als Experten für ein bestimmtes Thema ein bestimmtes Hintergrundwissen. Unsere Zuhörerschaft wird es womöglich aber nicht haben. Ein anderer Fall ist ein besonders kritisches und gegebenenfalls politisch motiviertes Publikum, das nur auf den ersten Fehler wartet, um unsere Argumentation zu zerpflücken. Ohne eine vorher sauber durchdachte Argumentation und Storyline gehen wir grob fahrlässig das Risiko ein, unsere Adressaten entweder inhaltlich zu verlieren oder ihnen Angriffspunkte zu bieten. Deshalb sollte der nächste Schritt nach der Zielgruppen- und Umfeldanalyse unbedingt die Sammlung von Ideen und Argumentationen sein.

2.1 Sammlung und Verdichtung von Ideen

Bei der Ideen- und Argumentationssammlung geht man – wie bisher gehabt – am besten analog vor. Das heißt auch hier sind wieder Post-its, Flip Charts, Blöcke und Stifte das Werkzeug unserer Wahl. Idealerweise sucht man sich für diesen Task auch einen Kollegen oder Vertrauten, mit dem man die Ideen „hin und her wirft“ und unstrukturiert dokumentiert. Ich persönlich arbeite beispielsweise bei der Erstellung von Konferenzpräsentationen in dieser Phase zuerst abseits des Büros – zum Beispiel in einem Café – mit einem Block. Anschließend werden die besten Ideen auf Post-its an die Wand meines Büros geschrieben. So können die einzelnen Punkte später weiter gruppiert werden. Wichtig ist in dieser Phase, dass man sich nicht beschränkt, sondern den Raum für Argumente, Ideen und Daten möglichst weit öffnet. Das gesammelte Material besteht in der Regel nicht nur aus Daten, sondern auch schon aus ersten visuellen Skizzen und groben Storylines, über die wir am Schluss des Kapitels sprechen werden. Des Weiteren besteht der erste Schwung an Ideen in der Regel aus rein faktengetriebenen Daten, also Zahlen, Beweisen, Studien. Allerdings sollte man auch den emotionalen Teil einer Präsentation berücksichtigen. Natürlich sind im Geschäftsleben die meisten Inhalte eher trockener Natur, allerdings schadet es nie, wenn man sich der Überzeugungstheorie von Aristoteles im Hintergedanken bewusst ist. Diese besteht aus Ethos, Pathos und Logos. Ethos steht für Glaubwürdigkeit und Charakter, Pathos für Emotionen und Logos für die Logik, also für Strukturen und Daten. Die Kunst einer überzeugenden Präsentation besteht somit aus der für die Zielgruppe geeigneten Balance aus Ethos, Pathos und Logos (Abb. 2.1).

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Abbildung 2.1: Ethos, Pathos, Logos

Üblicherweise finden wir in der initialen Ideensammlungsphase auch heraus, dass es für bestimmte Bereiche der Präsentation einen Mangel an Fakten gibt. Somit wird frühzeitig erkannt, ob noch ein weiterer Workshop mit einem Spezialistenteam nötig ist, um eine Argumentation wasserdicht zu bekommen. Lassen wir diesen Schritt aus, besteht die Gefahr, dass wir die Lücke erst ein bis zwei Tage vor der Managementpräsentation entdecken, was unnötige Hektik und oberflächliche Argumentationen provoziert. Nancy Duarte hat in ihrem Buch „slide:ology“ [1] fünf brauchbare Regeln für diese Phase formuliert:

  1. Verschiebe die Bewertung von Ideen auf später
  2. Fördere wilde und übertriebene Ideen
  3. In dieser Phase zählt die Menge, nicht die Qualität
  4. Baue auf Ideen anderer auf
  5. Jede Person und jede Idee ist wertvoll

Abbildung 2.2 zeigt die initiale Ideensammlung für diese Publikation. Wie Sie sehen, ist die Struktur der beiden Seiten meines Notizblocks herrlich unstrukturiert, alles andere als sauber und natürlich noch nicht „präsentabel“. Aber auf der anderen Seite habe ich in dieser frühen Phase erkannt, dass ich in einigen Bereichen noch Nachforschungsbedarf habe.

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Abbildung 2.2: Initiale Ideensammlung

Im nächsten Schritt geht es darum, die gesammelten Ideen zu filtern und zu gruppieren. Meist filtert und gruppiert man im gleichen Schritt. Auf Basis der Gruppierung lassen sich pro Cluster Botschaften ableiten, die im nächsten Schritt für einen ersten Entwurf der eigentlichen Story sortiert werden können. Das Ergebnis dieses Arbeitsschritts ist der erste Entwurf einer Agenda für den Vortrag. Auf dieser Basis gilt es dann, die einzelnen Botschaften auf Basis der zugehörigen Argumentationsideen wasserdicht zu begründen.

2.2 Argumentationstechniken

Gekonnte und überzeugende Argumentationen s...

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