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Überzeugende Präsentationen

3 Umsetzung von Argumentation und Story


Im ersten und zweiten Kapitel haben wir erfahren, dass jeder der strukturiert vorgeht, in der Lage ist, gute Präsentationen zu erstellen. Der erste Teil des Erstellungsprozesses ist die Zielgruppen- und Umfeldanalyse. Der nächste Schritt gilt der Materialsammlung, -strukturierung und Verdichtung, dem Aufbau einer Argumentationslinie sowie dem Entwurf einer Story. Im folgenden dritten Kapitel geht es nun darum, die Argumentationen und die Story zum Leben zu erwecken.

Hinsichtlich der visuellen Ausrichtung einer Präsentation gibt es zahlreiche Arbeitsschritte, die es zu durchlaufen gilt. Auch hier gelten die zwei Grundregelen, die bereits in den ersten Kapiteln des shortcuts bemüht wurden: Strukturiert vorgehen und in den ersten Schritten ohne Präsentationssoftware arbeiten. Haben wir unsere Story mit Argumenten, Übergängen und dem S.T.A.R.-Moment geplant, gilt es nun sich Gedanken über die visuelle Darstellung der Präsentation zu machen. Wenn man einen Blick auf das Filmgeschäft wirft, kann man den aktuellen Stand unserer Präsentation als Drehbuch bezeichnen. Gemäß Wikipedia bezeichnet der Begriff „Drehbuch“ die textliche Vorlage für einen Film [1]. Im Vergleich zu einem Drehbuch besitzt unsere aus Post-its und beschriebenen Flip-Charts bestehende Story nicht den Detaillierungsgrad und die formelle Reife eines Drehbuchs, dennoch zielen beide Dokumentationsstände auf das gleiche Ziel ab. Folgt man weiterhin der Argumentation in [1] ist ein Drehbuch nicht mit einem Storyboard zu vergleichen. Denn das Drehbuch kommt ohne visuelle Aspekte aus, wohingegen das Storyboard, auch Szenenbuch genannt, die „zeichnerische Version eines Drehbuchs oder eine Visualisierung eines Konzepts oder einer Idee“ [2] ist. Im Filmgeschäft werden Storyboards und Drehbücher vor Drehbeginn zur skizzenhaften Darstellung von Filmszenen eingesetzt. Und genau dieser Schritt folgt beim Erstellen von Präsentationen nach Aufbau der Story und der Strukturierung der Argumente. Erst nach der Erstellung des Storyboards werden die eigentlichen Folien mithilfe einer Präsentationssoftware erstellt.

3.1 Storyboard

Sinn und Zweck des Storyboards besteht darin, dass man sich losgelöst von Software mit der grafischen Darstellung der einzelnen Folien beschäftigt. Es ist somit eine Spielwiese für die visuelle Darstellung der Kernbotschaften. Natürlich stellt sich die Frage warum man nicht gleich mit Powerpoint oder Keynote loslegen kann. Grund für das Storyboard ist zum Einen die einfache Änderbarkeit und zum Anderen die Kanalisation der Aufmerksamkeit. Arbeitet man mit einem Tool, fokussiert sich die Aufmerksamkeit sofort auf das Tooling selbst und nicht auf die nötige Kreativität. Ich hatte selbst einmal versucht, Storyboards mithilfe von SketchBook Express und einem Wacom Tablet zu skizzieren und schon dabei festgestellt, dass ich mich primär mit Tooling, Effekten und Pinselarten beschäftigt habe. Inzwischen empfehle ich für das Storyboarding einfache DIN A 5 Karteikarten und Bleistift. Alternativ kann man Garr Reynolds Idee, sich leere Folien mit Notizen auszudrucken, aufgreifen und diese als Vorlage für das Storyboard verwenden (Abb. 3.1) [3]. Da das Storyboard die Basis für das Layout der Präsentation bildet sollte man schon an dieser Stelle folgende Ratschläge von Nancy Duarte [4] berücksichtigen.

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Abbildung 3.1: Vom Storyboard zur Folie

Eine Botschaft pro Folie

Jede Folie sollte nur eine Kernbotschaft transportieren. Die hinlängliche Meinung, dass gute Präsentationen mit möglichst wenigen Folien auskommen, halte ich für falsch. Wichtig ist, dass beim Entwurf der Folien berücksichtigt wird, dass ein Mensch schneller liest als er spricht. Packen Sie nun eine Folie voll mit Text und mehreren Botschaften werden Sie den Effekt erleben, dass Ihre Zuhörerschaft nach kurzer Zeit nicht mehr zuhört. Angenommen Sie benötigen 4 Minuten um den Text einer einzigen Folie zu besprechen, so werden Sie erleben, dass Ihr Publikum schon nach 20 Sekunden nichts Neues mehr von Ihnen hören wird weil es den gesamten Inhalt bereits gelesen hat, während Sie noch den ersten Bullet Point erklären. Diesen Aspekt gilt es insbesondere bei internen Präsentationen vor Publikum zu berücksichtigen. Des Weiteren haben Sie beim Ansatz „Mehr Folien, weniger Text“ bei jeder neuen Folie die Möglichkeit das Publikum wieder visuell zu begeistern.

Bei den so genannten Tischvorlagen, die als Basis eines interaktiven Austausches im Rahmen einer Besprechung oder als Dokumentation dienen, ist der Sachverhalt natürlich anders gelagert. Hier gilt noch immer die Regel: eine Botschaft pro Folie. Allerdings ist es an der Stelle durchaus vertretbar mit deutlich mehr Text pro Folie zu arbeiten. Kernunterschied ist, dass wir im ersten Fall eine astreine Präsentation erstellen, wohingegen im zweiten Fall bei der Tischvorlage eher ein Dokument entworfen wird.

Einfache Folien

Natürlich neigt man als PowerPoint-Meister schnell dazu sein ganzes Können in der Präsentationssoftware aufblitzen zu lassen, was jedoch häufig in sehr komplexen Layouts endet. Bitte beachten Sie, dass eine Folie auf den ersten Blick verstanden werden muss. Benötigt das Publikum zuerst zehn Sekunden, um sich überhaupt in der Folie zurechtzufinden, ist die Aufmerksamkeit dahin. Deshalb gilt es beim Entwurf der einzelnen Seiten darauf zu achten, einfache Designs zu wählen. Gleiches gilt auch für die Güte der Entwürfe in der Phase des Storyboardings. Es macht keinen Sinn schon jetzt jede einzelne Seite bis ins letzte Detail zu skizzieren. Wichtig ist, dass das Storyboard einen groben Eindruck des Entwurfs vermittelt. Die Feinheiten können wir dann später in der Software einfließen lassen.

Schaubilder anstelle von Wörtern

Jeder von uns wird sich sicher an die ein oder andere unsägliche Präsentation erinnern, in der der Referenz sich darauf beschränkte seine mit Text überfüllten Folien vorzulesen. Im schlimmsten Fall musste sich der Referent sogar noch regelmäßig umdrehen und den Text von den projizierten Folien ablesen. Neben der eben erwähnten Tatsache, dass wir Menschen schneller lesen als wir sprechen, hat diese Art der Präsentationsgestaltung auch keine motivierende Wirkung im Publikum. Nach dem dritten Folienwechsel ist absehbar, wie sich der Rest der Präsentation hinziehen wird: ziemlich öde und langweilig. Extrem gute Inhalte werden daran auch nur in Ausnahmefällen etwas ändern können.

Allerdings fällt es zahlreichen Erstellern von Präsentationen anfangs schwer passende grafische Darstellungen für ihre sorgfältig aufbereiteten Argumente zu finden. Tut man sich in der Startphase schwer seine Botschaft grafisch zu formulieren, hilft meist ein Blick auf die Zusammenhänge der Textpassagen einer Botschaft. Häufig erschließt sich dabei schon auf den ersten Blick ein Zusammenhang. In letzter Zeit hat es sich außerdem, vor allem auf Konferenzen, durchgesetzt, dass primär auf großflächige Fotos mit extrem wenig Text auf den Folien zurückgegriffen wird. „Schuld“ an dieser Entw...

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