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PHP Magazin
Das sollte man bei der E-Mail-Signatur beachten

Mit freundlichen Grüßen …

Auch wenn die „E-Mail-Unterschrift“ eine Art Schattendasein fristet - juristisch gibt es dabei einiges zu beachten.

Michael Rohrlich


Für die meisten Privatpersonen ist sie Platzhalter für Grußfloskeln, für Unternehmen stellt sie hingegen oftmals ein Marketinginstrument dar: die E-Mail-Signatur. Hierbei ist nicht die Rede von der digitalen Signatur – also dem Äquivalent zur händischen Unterschrift – die an Dateien oder eben auch an E-Mails angehängt werden kann, um eine rechtsverbindliche Erklärung abzugeben. Stattdessen geht es im folgenden Artikel um den textlichen Abschluss einer E-Mail, in deren Rahmen in aller Regel der Name des Absenders nebst etwaigen Zusatzangaben angegeben wird.

Ausgangssituation

Zwar ist es schon eine ganze Weile in Kraft und doch gibt es nach wie vor zahlreiche Verstöße gegen das Gesetz über elektronische Handels- und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) – und das jeden Tag. Denn mit dem Inkrafttreten des EHUG zum 01.01.2007 wurden zahlreiche Gesetze geändert. Zwar ist die Realisierung der für alle kostenfreien Abrufbarkeit von veröffentlichungspflichtigen Unternehmensdaten wie Bilanzen oder Jahresabschlüsse im Internet (www.unternehmensregister.de) das primäre Ziel des EHUG. Allerdings wurden u. a. auch im Handelsgesetzbuch (HGB) diverse Normen neu hinzugefügt, die wiederum für unterschiedliche Unternehmensarten bestimmte Vorschriften enthalten. Unter anderem sind folgende Organisationsformen von Unternehmen betroffen:

eingetragener Kaufmann (e. K./e. Kfr.)offene Handelsgesellschaft (oHG)Kommanditgesellschaft (KG)Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Gegenüber Freiberuflern entfaltet das EHUG hingegen keine Wirkung, sodass sie von den verschiedenen Informationspflichten ausgenommen sind.

Exemplarisch sei an dieser Stelle die entscheidende Vorschrift für eine GmbH angeführt (§ 35a GmbHG):

„Angaben auf Geschäftsbriefen

(1) Auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden. Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Falle das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der auss...

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Das sollte man bei der E-Mail-Signatur beachten

Mit freundlichen Grüßen …

Auch wenn die „E-Mail-Unterschrift“ eine Art Schattendasein fristet - juristisch gibt es dabei einiges zu beachten.

Michael Rohrlich


Für die meisten Privatpersonen ist sie Platzhalter für Grußfloskeln, für Unternehmen stellt sie hingegen oftmals ein Marketinginstrument dar: die E-Mail-Signatur. Hierbei ist nicht die Rede von der digitalen Signatur – also dem Äquivalent zur händischen Unterschrift – die an Dateien oder eben auch an E-Mails angehängt werden kann, um eine rechtsverbindliche Erklärung abzugeben. Stattdessen geht es im folgenden Artikel um den textlichen Abschluss einer E-Mail, in deren Rahmen in aller Regel der Name des Absenders nebst etwaigen Zusatzangaben angegeben wird.

Ausgangssituation

Zwar ist es schon eine ganze Weile in Kraft und doch gibt es nach wie vor zahlreiche Verstöße gegen das Gesetz über elektronische Handels- und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) – und das jeden Tag. Denn mit dem Inkrafttreten des EHUG zum 01.01.2007 wurden zahlreiche Gesetze geändert. Zwar ist die Realisierung der für alle kostenfreien Abrufbarkeit von veröffentlichungspflichtigen Unternehmensdaten wie Bilanzen oder Jahresabschlüsse im Internet (www.unternehmensregister.de) das primäre Ziel des EHUG. Allerdings wurden u. a. auch im Handelsgesetzbuch (HGB) diverse Normen neu hinzugefügt, die wiederum für unterschiedliche Unternehmensarten bestimmte Vorschriften enthalten. Unter anderem sind folgende Organisationsformen von Unternehmen betroffen:

eingetragener Kaufmann (e. K./e. Kfr.)offene Handelsgesellschaft (oHG)Kommanditgesellschaft (KG)Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Gegenüber Freiberuflern entfaltet das EHUG hingegen keine Wirkung, sodass sie von den verschiedenen Informationspflichten ausgenommen sind.

Exemplarisch sei an dieser Stelle die entscheidende Vorschrift für eine GmbH angeführt (§ 35a GmbHG):

„Angaben auf Geschäftsbriefen

(1) Auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden. Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Falle das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der auss...

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