Der erste der sieben Prozesse, die PRINCE2 enthält, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen, wurde in der letzten Kolumne ausgiebig erläutert (Vorbereiten eines Projekts). In dieser Ausgabe der Kolumne möchte ich den nächsten Prozess „Initiieren eines Projekts“ beleuchten, der dazu dient, alle nötigen Aktivitäten durchzuführen, die für das dann folgende Projekt benötigt werden. Am Ende steht eine Projektleitdokumentation zur Verfügung, die dem Lenkungsausschuss als Entscheidungsvorlage dient, um das Projekt freizugeben oder abzulehnen.

Initiieren eines Projekts

Nach der Freigabe des Projekts durch den Lenkungsausschuss in der Vorbereitungsphase (SU) folgt die erste und obligatorische Managementphase im Rahmen eines PRINCE2-Projekts. Innerhalb dieser Phase werden Aktivitäten durchgeführt, die dazu dienen, das Projekt auf ein gutes und solides Fundament zu stellen. Sämtliche im weiteren Projektverlauf enthaltenen Aufgaben erhalten so einen sicheren Managementrahmen, an dem sich der Projektmanager und weitere Beteiligte orientieren können. Hierzu werden Pläne, Aufgaben, Steuerungsmechanismen und Verantwortlichkeiten definiert und dem Lenkungsausschuss an die Hand gegeben. Mittels dieser definierten Steuerungsmechanismen wird der Lenkungsausschuss das Projekt in dessen Verlauf steuern und angemessen lenken. Im Anschluss an diese Ausarbeitung sollte jedes Mitglied im Projektmanagementteam die Gründe für das und Details des Projekts verstanden haben. Nach der Phase „Initiieren eines Projekts“ ist die Projektleitdokumentation entstanden, die folgende Teile enthält:

• Projektdefinition

• Risikomanagementstrategie

• Konfigurationsmanagementstrategie

• Qualitätsmanagementstrategie

• Kommunikationsmanagementstrategie

• Projektlösungsansatz

• Verfeinerter Business Case

• Projektplan

• Steuermittel

• Eventuell Anpassung von PRINCE2 an die Projektumgebung

• Organisation und Rollen

Hierbei wird die Projektdefinition aus der Projektbeschreibung, die in der Phase „Vorbereiten eines Projekts“ erstellt wurde, abgeleitet und aktualisiert. Im Projektplan sind Zeit- und Kostenschätzungen für die Produkte und Teilprodukte enthalten, inkl. des im Thema „Pläne“ erläuterten Produktstrukturplans und des Produktflussdiagramms.

Risikomanagementstrategie erstellen

In dieser von PRINCE2 beschriebenen Aktivität werden die Risikomanagementstrategie und das Risikoregister erstellt. Die Risikomanagementstrategie umfasst die Beschreibung der Ziele des Risikomanagements, die anzuwendende Risikomanagementmethode, die Rollen un...