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Behördenrechnungen aus Papier werden durch XML ersetzt - zum Glück?

Zum Glück gezwungen?


Ab Ende November akzeptieren deutsche Bundesbehörden keine Papierrechnungen mehr, die XML-Datei wird für Rechnungen an Behörden Pflicht. Aber Geschichte hin und Rechtliches her, was steckt technisch dahinter, wie lässt es sich mit PHP umsetzen und ist das auch für Rechnungen zwischen Unternehmen anwendbar? Das soll dieser Artikel klären.

XML-Rechnungen an europäische Behörden (Business to Government, B2G) lassen sich gemäß den CEN-Vorgaben in EN16931-2 [1] als UN/CEFACT Cross-Industry-Invoice (CII) oder in Universal Business Language (UBL) ausdrücken (Kasten: „XRechnung“). Beide sind auch für Business-to-Business-(B2B-)Rechnungen geeignet, die CII ist aber auch die Basis für ZUGFeRD, das auch für Rechnungen an private Endkunden (Business to Consumer, B2C) eingesetzt werden kann. Einen Überblick über die Einsatzgebiete der einzelnen Formate finden sich zur besseren Übersicht in Tabelle 1.

XRechnung

Die XRechnung ist die Anforderungsspezifikation (eine sogenannte CIUS) der deutschen Behörden an strukturierte elektronische Rechnungen in UBL oder UN/CEFACT. XRechnung Version 2 ist ab dem 01.01.2021 verpflichtend, bis dahin gilt Version 1.2.2. Bestimmte Elemente, die in EN16931 optional sind, wurden dabei als verpflichtend erklärt, beispielsweise kann eine Rechnung an Firma ABC in Frankreich gerichtet sein – in Deutschland wäre eine solche Rechnung ohne Postanschrift nach §19 UStG nicht vorsteuerabzugsfähig. Die Postanschrift ist daher Pflicht, daneben auf Behördenwunsch auch ein Ansprechpartner beim Absender und die Leitweg-ID im Element BuyerReference.

Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist eine durch die Verwaltung vergebene Empfänger-ID für Behörden und deren Abteilungen. Bundesbehörden (und einige Länder) haben einen zentralen elektronischen Rechnungseingang. Lädt man dort eine XRechnung hoch, kann sie durch die Leitweg-ID automatisch dem richtigen Empfänger zugeordnet werden.

Skonto

Da Skonto an Behörden wohl nur in Deutschland üblich ist, konnte sich schon EN16931 nicht dazu durchringen, die entsprechenden Felder von UBL bzw. UN/CEFACT in EN16931 einzublenden, die XRechnung definiert aber auf S. 36f in [10] ein Format, wie man Skonto maschinenlesbar in ein Freitextfeld codieren kann.

B2G

B2B

B2C

Papier

N**

J*

J

PDF

N**

J*

J

ZUGFeRD-PDF

J

J

J

OpenTrans

N

J

N

Financial Invoice

N

J

N

UN/CEFACT CII

J

J

N

UBL

J

J

N

EDIFACT

J

***

N

Tabelle 1: Formate und deren Einsatzgebiete; * = nicht maschinenlesbar **=bald nur noch an einige Länderbehö...

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