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Mit ruhigem Gewissen Unternehmensdaten sicher, schnell und zuverlässig austauschen

Verwalteter Dateiaustausch


Der regelmäßige Austausch von Nachrichten und Dateien ist heute aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Um dabei möglichst effizient zu arbeiten, machen Mitarbeiter immer öfter von diversen Tools Gebrauch, die von der IT-Abteilung nicht kontrolliert und verwaltet werden können. Dazu gehört die Verwendung von privaten Webmail-Diensten, eigenen USB-Sticks und Smartphones sowie kostenlosen Filesharingtools.

Viele Mitarbeiter fühlen sich durch die E-Mail-Systeme des Unternehmens eingeschränkt, da nur selten Dateianhänge mit mehr als 10 oder 20 MB bzw. nur wenige Dateien gleichzeitig versendet werden können. Die Menge und der Umfang der erstellten Dokumente nehmen stetig zu, vor allem durch die zunehmende Verwendung von Diagrammen und Videos in Unternehmenspräsentationen, Schulungen und ähnlichen Szenarien. Aus diesem Grund nutzen Mitarbeiter ihre privaten Webmail-Accounts auch für geschäftliche Zwecke, da über diese Systeme sehr große Dateien einfacher versendet werden können. Auch kostenlose Filesharingtools und Cloud-Dienste wie etwa Dropbox erleichtern vielen Anwendern den Arbeitsalltag und sorgen für eine effiziente Arbeitsweise.

Mit der verstärkten Implementierung von Telearbeit zur Senkung von Miet- und anderen Kosten im Rahmen der Bereitstellung eines physischen Arbeitsplatzes nimmt die geografische Verteilung der Mitarbeiter zu. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter, die nicht länger vor Ort mit anderen Personen zusammenarbeiten können, immer öfter auf den Austausch von Dokumenten per E-Mail zurückgreifen, um gemeinsam an Projekten teilzunehmen und Statusberichte abzugeben. Die Arbeit von zu Hause oder von anderen Remote-Standorten aus trägt folglich zur Nutzung von Ressourcen, die nicht von der IT-Abteilung bereitgestellt werden, bei.

Nicht selten greifen Mitarbeiter auch für berufliche Zwecke auf ihre eigenen Smartphones, Tablets oder Webdienste zurück, die sich durch eine größere Anwenderfreundlichkeit und Funktionalität auszeichnen. Hinzu kommt, dass die IT-Abteilung aus finanziellen Gründen nicht alle von den Anwendern gewünschten Funktionen bereitstellen kann, was dazu führt, dass der BYOD-(Bring-Your-Own-Device-)Trend im Unternehmensalltag weiter vorangetrieben wird.

Obwohl Mitarbeiter mit der Verwendung dieser ungenehmigten Tools zur Dateiübertragung lediglich ihre Produktivität und Effizienz steigern möchten, bringen sie ihrem Arbeitgeber damit eine nicht unbeträchtliche Anzahl von Problemen ein, insbesondere was die folgenden Aspekte...

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