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Kolumne: A² - alles Agile

Kolumne: A² - alles Agile


In den vorangegangenen Teilen haben wir uns mit den PRINCE2-Prozessen „Vorbereiten eines Projekts (SU)“, „Initiieren eines Projekts (IP)“ und „Lenken eines Projekts (DP)“ beschäftigt. In „Vorbereiten eines Projekts (SU)“ wird durch den Projektmanager geprüft, ob es sinnvoll ist, für eine Projektinitiierung entsprechende Ressourcen bereitzustellen und das Projekt zu starten. Die Zielsetzung in diesem Prozessschritt ist dahingehend beschrieben, in beschränkter und kurzer Zeit auf Grundlage des Projektmandats hinreichend Informationen zusammenzutragen, die es dem Lenkungsausschuss ermöglichen, die Projektinitiierung freizugeben. Das Projektmandat ist noch kein Managementprodukt, sondern lediglich eine Idee oder Anfrage vom Unternehmensmanagement, die schriftlich oder mündlich erfolgt. Zusammen mit dem Lenkungsausschuss erstellt der Projektmanager einen Business-Case-Entwurf, der zum einen als Entscheidungsgrundlage und zum anderen als Basis für den späteren Business Case dient, der nach erfolgter Projektfreigabe in der Initiierungsphase erstellt wird. Hat der Lenkungsausschuss das Projekt freigegeben, beginnt das Projekt mit der ersten Managementphase, was im Prozess mit „Initiieren eines Projekts“ beschrieben wird. In dieser Phase wird das Projekt auf ein solides Fundament gestellt, hierzu werden verschiedene Pläne erstellt, Steuerungsmechanismen und Verantwortlichkeiten definiert und vieles mehr. Der Lenkungsausschuss bekommt entsprechende Mittel an die Hand, um das Projekt über den gesamten Lebenszyklus zu steuern und zu lenken.

Im Anschluss an diese Phase sollte jedes Projektmitglied über die Informationen verfügen, welches Produkt in welcher Qualität am Ende zu liefern ist, wer für die jeweiligen Tätigkeiten verantwortlich ist, welche Meilensteine es gibt und wie die Kosten geplant sind. Auch Informationen, wie mit etwaigen Risiken umgegangen wird und welche Kommunikationswege einzuhalten sind, sollten den Projektmitgliedern vorliegen. Es empfiehlt sich, eine Reihe von relevanten Managementprodukten (Dokumenten und Informationen) innerhalb dieser Phase zu erstellen, wie z. B. eine Risikomanagement- und Qualitätsmanagementstrategie. Auf der Ebene „Lenken“ beschreibt der Prozess „Lenken eines Projekts“ all jene Aktivitäten, die es dem Lenkungsausschuss ermöglichen, das Projekt während der gesamten Projektdauer effektiv und effizient zu steuern. Die Aktivitäten sind größtenteils Entscheidungen, die vom Lenkungsausschuss getroffen werden müssen. Alle übrigen Aktivitäten delegiert der Lenkungsausschuss an den Projektmanager. Der Lenkungsausschuss ist unter anderem mit folgenden Aufgaben betraut: die erwarteten Projektergebnisse definieren, für die Erstellung dieser die notwendigen Ressourcen bereitstellen und nach jeder Managementphase über die Fortführung des Projekts entscheiden. Der Prozess arbeitet nach dem PRINCE2-Grundprinzip „Steuern nach dem Ausnahmeprinzip“, das bedeutet, dass der Lenkungsausschuss nicht in fixen Zeitabschnitten zusammenkommt, sondern auf eintretende Ereignisse wie Ausnahmen oder Phasenenden reagiert.

Steuern einer Phase

Im Prozess „Steuern einer Phase (CS)“, das CS steht für „Controlling a Stage“, werden jene Aktivitäten beschrieben, die das Tagesgeschäft des Projektmanagers betreffen (Abb. 1). Neben den geplanten Tätigkeiten geht es im Besonderen auch darum, mit ungeplanten Ereignissen um...

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