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Eine Orientierungshilfe im Dschungel der Governance

Governance auf dem Prüfstand


Der Artikel wirft einen kritischen Blick auf die aktuellen Beiträge rund um das Thema SharePoint-Governance und zeigt auf, was es für eine wirksame SharePoint-Governance braucht – ohne dass man sich in der Komplexität des Themas verstrickt.

Seitdem SharePoint in immer mehr Firmen Einzug hält, hat ein Begriff an Aufmerksamkeit gewonnen: SharePoint-Governance. Es ist kein Zufall, dass dieses Thema einen solchen Aufschwung erlebt, denn mit der breiten Nutzung von SharePoint sind gleichzeitig auch die Schwierigkeiten ins Rampenlicht gerückt, SharePoint als Plattform zu betreiben. Das hat Gartner im Jahr 2010 [1] dazu gebracht zu fragen: „Are you running SharePoint or is SharePoint running you?“.

Die Erwartung ist, dass man mit der Einführung und Durchsetzung einer SharePoint-Governance diese Probleme in den Griff bekommen kann. Doch wer sich mit diesem Thema etwas genauer beschäftigt, stellt rasch einmal fest, dass die Definitionen und Vorstellungen, was genau eine SharePoint-Governance umfasst, sehr unterschiedlich sind. In vielen Fällen wird der Begriff derart breit ausgelegt, dass sich nicht die Frage stellt, was genau zu einer SharePoint-Governance gehört, sondern eher, was denn überhaupt nicht unter den Begriff von SharePoint-Governance fällt. Eine solch breite Definition scheint uns wenig zielführend zu sein und die Einführung und Durchsetzung einer wirksamen SharePoint-Governance nur unnötig zu erschweren, statt zu erleichtern.

SharePoint-Governance auf dem Prüfstand

Gemäß der Definition von Microsoft ist Governance [2] „the set of policies, roles, responsibilities, and processes that you establish in your enterprise to guide, direct, and control how it uses technologies to accomplish business goals.“

Zwei Dinge werden mit dieser Definition unmittelbar klar: Erstens, eine SharePoint-Governance besteht nicht nur aus einem geduldigen Stück Papier, das Regeln und Standards festhält, sondern muss auch organisatorisch implementiert werden mit entsprechenden Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Prozessen. Zweitens, SharePoint-Governance ist nicht nur eine Sache der IT, sondern geht auch das Business etwas an.

Was gehört nun explizit zu einer SharePoint-Governance? Nach unserem Verständnis definiert die SharePoint-Governance grundsätzliche Richtlinien für den Aufbau, den Betrieb und die Nutzung der SharePoint-Plattform und sorgt für deren Einhaltung. Häufig werden unter den Titel SharePoint-Governance aber auch die strategische Positionierung von SharePoint sow...

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