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In der technischen Projektierung mit SharePoint 2013

Social Projektmanagement


Ausgelöst durch organisatorische und technische Veränderungen stand die KWS Services Deutschland GmbH mit der Abteilung Technologie & Prozesse (KWS-TP) vor der Herausforderung, eine neue SharePoint-basierende Lösung zur Unterstützung des Projektmanagements zu suchen. Dieser Artikel beschreibt das Projekt zur Auswahl einer Standardlösung zum Projektmanagement und geht auf die ersten Erfahrungen mit der Applikation aus dem Auswahlprojekt und Microsoft SharePoint 2013 ein.

Zunächst wird von der Definition der Anforderungen und dem Prozess der Anbieterauswahl berichtet. In der Folge werden die finale Entscheidung und die Ergebnisse eines Prototyps dargestellt. Insbesondere die Anforderungen an verbesserte und moderne Projektkommunikation sowie die Nutzung der Standardfunktionalitäten von SharePoint werden beschrieben. Zum Abschluss werden die Erfahrungen mit dem Projektvorgehen kommentiert und ein Ausblick auf die nächsten Aktivitäten gegeben.

Ausgangslage

Die KWS SAAT AG produziert und vertreibt weltweit sehr erfolgreich Saatgut. Die Planung, Erstellung und Wartung der teilweise sehr anspruchsvollen Produktionsanlagen erfolgt zentral vom Standort Einbeck aus und wird durch die KWS Services Deutschland GmbH im Konzernverbund durch die verantwortliche Abteilung KWS-TP (Technologie & Prozesse) verantwortet und umgesetzt. Im Februar 2012 wurde ein Projekt gestartet, um zwei Herausforderungen zu lösen. Einerseits waren durch eine neue Organisation im Konzern die Anforderungen der internen Kunden an Projektdokumentation detaillierter formuliert und bedurften einiger Anpassungen in den Prozessen. Auf der anderen Seite hatte die zentrale IT-Abteilung eine Ablösung der bisherigen Plattform Lotus Notes Domino durch Microsoft SharePoint 2013 aufgesetzt. Die Prozessunterstützung durch die bestehende Notes-basierende Applikation für die Dokumentation und das Projektmanagement bei neuen Produktionsanlagen sowie Projektaufträge zu Wartungsarbeiten sollte bis Ende 2013 abgelöst werden. Das Wachstum der KWS SAAT AG führt darüber hinaus auch zu einem personellen Wachstum bei KWS-TP. Die neuen Mitarbeiter sollen zukünftig schneller und reibungsloser in bestehende Arbeitsabläufe eingebunden werden.

1. Schritt: Prozessdokumentation und -optimierung

Die geänderten Kundenanforderungen wurden zunächst in einer Anpassung der bestehenden Prozessdokumentation umgesetzt. Dabei lag wie bei der Ursprungsversion weiterhin großes Augenmerk auf einer schlanken Beschreibung. Bestehende Arbei...

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