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SAP-Daten flexibel, erweiterbar und vereinheitlicht in SharePoint darstellen

Erfolgreich mit SAP integrieren


Viele Unternehmen stehen vor der Entscheidung, ob sie SharePoint als Kollaborationsplattform einsetzen sollen. Hierbei spielt die Integration mit anderen Systemen im Produktivbetrieb, wie SAP- oder anderen Enterprise-Portalen, eine bedeutende Rolle zur größtmöglichen Zusammenarbeit. Viele Entscheider stellen sich die Frage, inwiefern SharePoint erfolgreich und zukunftsorientiert mit SAP integriert werden kann.

Gibt es Möglichkeiten, Daten flexibel, erweiterbar und vereinheitlicht in SharePoint darzustellen? Würde es nicht Sinn ergeben, Daten aus unterschiedlichen Systemen in SharePoint anzuzeigen und Prozesse im Hintergrund zu starten, ohne dass der Anwender überhaupt mitbekommt, dass mehrere Systeme abgefragt werden? Folglich besteht das Streben vieler Hersteller wie IBM, Microsoft, SAP oder Pirobase nach einer offenen Systemwelt, die mehr Interoperabilität gewährleistet und der veränderten Marktnachfrage gerecht wird. Denn obwohl die Zeit der geschlossenen Systeme längst vorbei ist, werden in vielen Unternehmen noch heterogene Systeme verwendet, die erst mit anderen Systemen integriert werden müssen. Der Wandel von heterogenen zu homogenen Systemlandschaften wird in vielen Unternehmen bereits vollzogen, was aber natürlich mit teilweise erheblichen Kosten verbunden ist. Oft lassen sich Systeme auch nicht einfach ablösen bzw. abschalten, da zu viele kritische Entscheidungsprozesse und Businessanwendungen auf ihnen verwendet werden.

Dieser Artikel beleuchtet neben der strategischen Zusammenarbeit von SharePoint und SAP auch mögliche Anwendungsszenarien, um die heterogenen Systeme erfolgreich und zukunftsorientiert zu verbinden. Ebenso werden Handlungsoptionen aufgezeigt, die dabei helfen, strategisch die richtige Entscheidung beim Verbinden der Systeme SharePoint und SAP zu treffen. Um die Praxis nicht aus den Augen zu verlieren, schließt der Artikel mit einem Beispiel sowie einer ausführlichen Beschreibung der ERPConnect Services von Theobald Software.

SharePoint gewinnt in der jüngsten Vergangenheit immer mehr an Bedeutung. Noch vor wenigen Jahren haben sich viele Verantwortliche in Unternehmen die Frage gestellt, ob SharePoint die richtige Plattform für sie ist und ob sie tatsächlich helfen kann, Kosten und Zeit zu minimieren und damit eventuell andere Systeme ablöst. Dieser Fragestellung haben sich bereits verschiedene Business Cases gewidmet, die die Wirtschaftlichkeit von SharePoint aufzeigen. Die neuen zentralen Fragestellungen der Verantwortlichen sind: Welche Bereiche von SharePoint sollen zuerst eingeführt werden, damit Fachbereiche oder IT-Bereiche optimiert werden? Wie könnte eine sinnvolle und nahtlose Integration mit anderen Systemen aussehen? Wie können Daten systemübergreifend genutzt und angezeigt werden?

Hierbei stehen nicht nur die Systeme im Vordergrund, sondern auch die Usability und u. a. die Frage, wie die Anwender zukünftig mit heterogenen Systemen arbeiten sollen. Ergibt es überhaupt noch Sinn, dass Anwender an mehreren Systemen arbeiten bzw. sich an mehreren Systemen einloggen müssen? Viele Unternehmen gehen schon den Weg, ein einheitliches Überportal, z. B. als Intranetplattform, zu entwickeln, das konsolidierte Daten aus mehreren Systemen anzeigt oder auch Prozesse ansteuert, ohne dass der Anwender mitbekommt, in welchem System der Prozess läuft. Somit ist ein anwendungsübergreifender Zugriff auf strukturierte und unstrukturierte Unternehmensdaten möglich. Über Absprünge und integrierte Links gelangt man über Single Sign-On (SSO), falls umgesetzt und gewünscht, in andere Systeme wie z. B. ein SAP-Portal. Viele sprechen dabei von Unternehmensprozessen und Unternehmensdaten ohne Brüche – vom Streben nach dem Arbeiten ohne Systembrüche und ohne Absprünge zu den verschiedensten Plattformen. Hinter dem Begriff Portal verbergen sich einige wichtige Schlüsselpunkte: ein sicherer und zentraler Einstiegspunkt für alle Anwender, eine einheitliche und intuitive User Experience (Look and Feel), der rollenbasierte Zugriff auf Geschäftsprozesse und alle relevanten Informationen, Single Sign-On (SSO) sowie weitere Aspekte. Ein Überportal hingegen bündelt verschiedene Portale und stellt diese auf einer Webseite dar – hierbei handelt es sich sozusagen um eine Sammlung verschiedener Portale.

Herausforderungen bei der Integration mit SAP

SharePoint ist in sich kein geschlossenes System und bietet somit große Flexibilität bezüglich der nahtlosen Integration mit anderen Systemen. Für Unternehmen relevante Fragen sind dabei, welche Möglichkeiten die Standardbordmittel von SharePoint bieten, um das System mit SAP zu verbinden. Wo liegen die Grenzen dieser Integration und muss ein Tool eingekauft werden, das mehr an Funktionalitäten und Möglichkeiten bietet? Es gibt heutzutage zahlreiche Third-Party-Tools auf dem Markt, die ein Zusammenspiel zwischen SharePoint und SAP ermöglichen. Dabei bleibt zu beachten, dass zum Finden der passenden Lösung vorab genau analysiert werden muss, welche Vorrausetzungen überhaupt im Unternehmen gegeben sind und welche Anforderungen an die Integration bestehen. Ebenso ist wichtig zu erfahren, wie mit den Daten umgegangen werden soll: Wie soll der Datenaustausch stattfinden und welche Daten sollen überhaupt angezeigt werden?

Viele Unternehmen haben SAP im Einsatz und lassen dort komplexe Businessprozesse laufen, die fest mit dem System verzahnt sind. Durch die starke Kollaborationssuite von SharePoint und die Prozessunterstützung sowie weitere Vorteile haben sich viele Unternehmen zur Einführung von SharePoint entschlossen. Strategisch muss hierbei einiges beachtet werden, was in einem meiner vorherigen Artikel im Windows Developer schon intensiv beleuchtet wurde [1]. Langfristig stellt sich dabei die Frage, ob die Verlagerung von Prozessen aus SAP nach SharePoint sinnvoll ist oder ob eher eine prozessübergreifende Lösung gefunden werden sollte. Hierbei bleibt zu erwähnen, dass komplexe und verzahnte SAP-Prozesse nicht ohne Weiteres aus SAP herausgelöst und in SharePoint überführt werden können. An dieser Stelle stößt auch SharePoint schnell an seine Grenzen und der Einsatz von Third-Party-Tools kommt erneut zur Diskussion. Somit bleibt strategisch betrachtet und auch aus Kostensicht nur ein Weg übrig und zwar die Verknüpfung von SharePoint und SAP. Auch hinsichtlich Datenspeicherung, -management und -bearbeitung sollte gut überlegt werden, wie das neue Szenario zukünftig aufgebaut werden soll.

Werfen wir zunächst einen Blick auf die Verbindungsmöglichkeiten ohne Third-Party-Tools, bevor wir schließlich auf diese Too...

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