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Raum- und Ressourcenplanung im Unternehmen

Perfect World mit SP 2013 und JS


Eine unternehmensweite Raumplanung mit bestehenden Geräten und bereits vorhandenen Services, die auf Basistechnologien in SharePoint basiert? Das klingt im ersten Moment nach einem „Perfect-World“-Szenario, ist aber mit den in SharePoint 2013 bereitgestellten Technologien möglich. Mit unterschiedlichen Geräten können die Benutzer diese Dienste dort nutzen, wo sie sie benötigen. JavaScript wiederum ist ein wesentliches Konstruktionsmittel, um die reichhaltigen Funktionen der mobilen Geräte und der Cloud-Dienste zu einer Businesslösung zusammenzubringen.

Raum- und Ressourcenplanung ist ein wichtiger Teil der Unternehmensorganisation. Es bestehen Zusammenhänge mit folgenden Prozessen im Unternehmen:

  • Facility-Management
  • Veranstaltungs- und Meetingplanung
  • Besucherbetreuung (Begrüßungstafeln, Rezeption)
  • ERP-Integration zur internen/externen Abrechnung
  • Catering einschließlich Bestellung und Abrechnung
  • Ressourcenbuchung und -verrechnung für Räume

Anforderungen in einer Welt der Mobility und Cloud-Dienste

Raumplanungslösungen gibt es schon länger, sie werden in unterschiedlichen Ausprägungen und Funktionsumfängen am Markt angeboten. Beispiele sind speedikon FM [1], GINGCO.NET Estate [2] und Crestron RoomView [3]. In einer Welt der zunehmenden Mobilität steigen jedoch die Anforderungen an solche Produkte: Der Mitarbeiter kommt mit seinem Mobiltelefon oder Tablet zur Arbeit und kann damit an Ort und Stelle auf das Buchungssystem zugreifen. Er findet den Raum oder den Arbeitstisch im Großraumbüro ohne feste Platzzuordnung, bevor er sich an seinem Rechner angemeldet hat. Die Raumbeschriftungen werden nicht mehr auf teuren Spezialanfertigungen, sondern auf günstigen Tablets (wie z. B. einem Windows-RT-Gerät) angezeigt.

Mit SharePoint in Office 365 oder in einer Privat-Cloud stehen hierfür reiche Funktionalitäten bereit, mit denen die Raumplanung aufgebaut und eine Integration der verschiedenen Endgeräte und Backofficeanwendungen ermöglicht werden kann. Das Zusammenspiel zwischen den Cloud-Diensten und den mobilen Geräten wird zweckmäßig in JavaScript gelöst.

Mit der Einführung von SharePoint 2013 wird durch Microsoft verstärkt auf HTML5 in Verbindung mit JavaScript und CSS3 gesetzt. Für Entwickler wird es einfacher, eine App im Kontext von SharePoint oder Office zu schreiben, da Kenntnisse in .NET oder ASP.NET nicht länger Grundvoraussetzung sind.

JavaScript zur Integration

JavaScript kann plattformunabhängig eingesetzt werden. Die Daten der einzelnen Buchungen sowie der Ressourcen und deren Kosten stehen in SharePoint-Listen zur Verfügung und können mittels JSOM oder REST-API abgerufen werden. JSOM ist das von SharePoint bereitgestellte „JavaScript Object Model“. Der JavaScript-Code wird mit der Applikationsseite auf den Client geladen und dort im Browserkontext ausgeführt. Er stellt Methoden zur Verfügung, um direkt auf SharePoint-Listen, Items und Dokumente zuzugreifen. REST („Representational State Transfer“) bietet die gleiche Funktionalität, wird aber auch von anderen Systemen eingesetzt und ist damit weniger SharePoint-spezifisch. Details zu den Unterschieden sind in [4] dargestellt.

JavaScript ist der Kitt zwischen den Systemen. Die Sprache wird auf nahezu allen Endgeräten unterstützt, in dieser Lösung als Windows-App, Windows-Phone-App, Office-App, SharePoint-App und Darstellung der Lösung. Die Lösung zur Raumbuchung nutzt ein Zusammenspiel von Systemen wie in Abbildung 1 gezeigt.

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Abb. 1: Schematische Darstellung einer Gesamtlösung (Infrastruktur)

Die Benutzer haben unterschiedliche Mobiltelefone („Bring your own Device“), mit denen sie Räume und Ressourcen buchen, aber auch Informationen abfragen und bearbeiten können. Die Geräte der Benutzer werden grundsätzlich beim Zugriff auf die Systeme authentisiert. Somit kann der Benutzer mit seiner App nur auf die für ihn bestimmten Informationen zugreifen.

Die Tablets werden in dieser Lösung als Raumbeschriftungen genutzt. Hierbei handelt es sich um Anzeigen vor dem Raum, die die Buchungen für den Tag anzeigen (inklusive Agenda und den jeweils Buchenden). Die öffentlich angezeigten Informationen können beschränkt werden. Der Berechtigte kann mehr erfahren oder auch bearbeiten, wenn er mit seinem Gerät den in der Raumbeschriftung enthaltenen QR-Code ansteuert.

In den Großraumbüros zeigen Raumbeschriftungen eine Übersicht über die vorhandenen Arbeitstische an. Pro Tisch zeigt ein grünes oder rotes Symbol mit Tischnummer, ob der Tisch belegt oder frei ist (Abb. 2).

baumgaertel_raum_2.png

Abb. 2: Anzeige der Platzbelegung im Großraumbüro

Ein Touch auf das Icon zeigt mehr Informationen über die Buchung einschließlich eines QR-Codes. Dieser findet sich auf einem Schild am Tisch selbst wieder. Der QR-Code lässt die App des Handys auf die Platzbelegung des Raums navigieren. Der Benutzer kann die Buchung bereits vor dem Betreten des Büros oder am Platz vornehmen.

Benutzer an Desktoprechnern können die Apps im Browser nutzen und die Kalender der Raumbuchung in ihre bestehenden Outlook-Kalender ei...

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