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Nutzen und Aufbau eines SharePoint Competence Centers

Wie ein Porsche ohne Motor


Gehören Sie zu der Gruppe der zufriedenen SharePoint-Anwender, die SharePoint in ihren Arbeitsalltag integriert haben und alle Möglichkeiten sinnvoll ausschöpfen? Dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es in Ihrem Unternehmen jemanden gibt, der sich intensiv um die Verbreitung und Nutzung von SharePoint kümmert. Unsere Erfahrung zeigt, dass Verbreitung und Intensität der Nutzung positiv mit einer Steigerung der Produktivität korrelieren.

Mit anderen Worten: Produktivitätsgewinne aufgrund veränderter Kommunikations- und Arbeitsweisen stellen sich nicht unmittelbar ein. Es braucht eine kritische Masse, bis die neuen Kollaborationstools Wirkung zeigen. Auf diesen Punkt hinzuarbeiten, die Verbreitung und Nutzung von SharePoint im Unternehmen zu fördern und zu verankern, das ist unter anderem die Aufgabe des SharePoint Competence Centers (SPCC).

Der Nutzen eines SharePoint Competence Centers

SharePoint ist eine anspruchsvolle Technologie, diese Tatsache wird oft unterschätzt. Der nachhaltige Erfolg von SharePoint setzt deshalb eine sorgfältige Planung und Realisierung voraus, und zwar nicht nur, was Architektur, Betrieb und Unterhalt angeht, sondern auch im Hinblick auf die User Adoption, das heißt die Anpassung und Weiterentwicklung der organisatorischen Abläufe, Arbeitspraktiken und Kommunikationsweisen sowie der damit einhergehenden Kulturveränderung im Unternehmen [1].

Ein SharePoint Competence Center ist die Voraussetzung dafür, die für eine erfolgreiche SharePoint-Nutzung notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen zu bündeln und gezielt einzusetzen. Das macht es wesentlich einfacher, SharePoint-Lösungen ganzheitlich zu planen und zu realisieren – entsprechend steigt auch die Erfolgswahrscheinlichkeit und Nachhaltigkeit der SharePoint-Projekte. Bevor die Zustimmung zur Schaffung eines SharePoint Competence Centers erreicht wird, muss das Management von Business und IT allerdings häufig erst noch davon überzeugt werden, dass ein solch umfassender Beratungs- und Unterstützungsaufwand überhaupt existiert und erfolgsentscheidend ist.

Die Aufgaben eines SharePoint Competence Centers

Ein SharePoint Competence Center (SPCC) ist umfassend für SharePoint verantwortlich, angefangen bei der Architektur und Governance der SharePoint-Plattform, über die Entwicklung und den Roll-out von SharePoint-Lösungen, den laufenden Betrieb und Unterhalt der Plattform bis hin zu Beratung, Coaching und Support von Führungskräften und Mitarbeitenden. Die vielfältigen Aufgaben eines SPCC lassen sich in folgende vier Kategorien unterteilen:

  1. Beratung und Unterstützung des Business: Die Bereitstellung von Kollaborationstools alleine garantiert noch keinen nachhaltigen Produktivitätsgewinn. Erst die Anpassung der organisatorischen Abläufe, Arbeitspraktiken und Kommunikationsweisen führt in Kombination mit den richtigen Kollaborationstools zu schnelleren Geschäftsprozessen und einem verbesserten Kommunikationsfluss sowie Informationsaustausch. Die Beratung des Business beim richtigen Einsatz der Kollaborationstools ist also ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Nur wer die Probleme der Anwender in der Bewältigung der täglichen Arbeit genau versteht, kann auch einen Beitrag dazu leisten, diese zu lösen. Eine zentrale Aufgabe des SPCC ist es daher, zusammen mit dem Business neue SharePoint-gestützte Arbeits- und Kommunikationsweisen zu entwickeln und diese Best Practices unternehmensweit bekanntzumachen und zu etablieren.
  2. Planung und Abwicklung von SharePoint-Projekten: Ob SharePoint als Produktivitätstool vom Business akzeptiert und genutzt wird, hängt zu einem wesentlichen Teil davon ab, wie SharePoint als Technologie ins Unternehmen eingeführt und weiterentwickelt wird. Eine umfassende Vorgehensweise, die von Anfang an nicht nur für die technische Bereitstellung einer stabilen und performanten SharePoint-Plattform ...

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