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Best Practices für Usability, Konfiguration und Verfügbarkeit

Schnell zu mehr Performance


Bei Microsoft SharePoint können steigende Datenmengen, fehlerhafte Einstellungen oder höhere Nutzerzahlen zu erheblichen Performance-, Verfügbarkeits- und Usability-Problemen führen. Mithilfe von einigen grundsätzlichen Überlegungen und praktischen Tipps profitieren Unternehmen aber schnell wieder vom vollständigen Potenzial der Lösung. Dann laufen die interne Kommunikation, das Management von Inhalten und die Zusammenarbeit weltweit verteilter Teams erneut einwandfrei.

Der Zugriff auf SharePoint kann durch viele Ursachen verlangsamt werden. Dazu gehören fehlerhafte Konfigurationen von Funktionen, massives Wachstum an Daten, Dokumenten und Web Parts, die parallele Nutzung des Systems durch viele Anwender oder mangelhafte Integration externer Anwendungen von Drittanbietern. Alle diese Gründe können eine deutliche Verbrauchssteigerung der Ressourcen verursachen. Die daraus resultierenden Engpässe führen häufig zu einer langsameren Anzeige der Inhalte und zu einer eingeschränkten Verfügbarkeit. Entsprechend frustriert und unzufrieden sind dann die Mitarbeiter.

So stellte das Marktforschungsunternehmen Forrester Research in seiner Umfrage Global SharePoint Usage Only Survey im August 2014 fest, dass Leistungseinbußen neben einer zu hohen Komplexität die größte Hürde für die Akzeptanz von SharePoint im Unternehmen darstellen. Diese können jedoch durch teilweise recht einfache Maßnahmen Abhilfe schaffen und für hohe Performance [1] sowie Verfügbarkeit sorgen. Dazu dienen die folgenden zehn Schritte, die sich in der Praxis bei zahlreichen Installationen bewährt haben.

Schritt 1: Berücksichtigen der Datennutzung schon bei der Architektur

SharePoint bietet zwar die Möglichkeit, auf einfache Weise Listen für die Datenablage zu definieren. Die Anwendung ist jedoch nicht auf die Verarbeitung großer Datenmengen ausgelegt. Für dieses Einsatzszenario sollten die Daten eher auf einer externen relationalen Datenbank verarbeitet werden. Entsprechend empfiehlt es sich für Unternehmen, bereits vor dem Start eines SharePoint-Projekts den Datenbestand zu analysieren und folgende Fragen zu beantworten: Wie häufig werden die entsprechenden Daten genutzt? Wie viele verschiedene Anwender verändern diese Daten – wie oft und in welchen Zeitintervallen? Falls sich herausstellt, dass eine große Datenmenge sehr häufig bearbeitet wird, sollten Unternehmen eine externe relationale Datenbank aufbauen. Auf diese greift dann SharePoint zu.

Schritt 2: Berechtigungen gezielt vergeben

SharePoint kann durch sein hierarchisches Berechtigungskonzept häufig komplexe Rechtestrukturen verursachen und die Benutzerfreundlichkeit des Managements beeinträchtigen. Damit unbeabsichtigte Änderungen möglichst selten geschehen, sollten Unternehmen stets darauf achten, dass die Zugriffsrechte des jeweiligen Nutzers mit seiner tatsächlichen Rolle und seinen aktuellen Aufgaben übereinstimmen. Vor allem Umorganisationen im Unternehmen oder Rollenwechsel einzelner Mitarbeiter können hier viel zu umfangreiche Berechtigungen für einzelne Nutzer verursachen, wenn diese nur unzureichend aktualisiert und kontrolliert werden.

Schritt 3: Die Inhalte und das Design einer SharePoint-Site verbessern

Zur Verbesserung der Usability einer SharePoint-Website sollte sich der dafür Verantwortliche wie ein Webmaster verhalten. Dafür ist jedoch häufig eine entsprechende Schulung nötig. Zu seinen Aufgaben gehört dann zum Beispiel die Entwicklung eines ansprechenden Designs der Website mit einem intuitiv verständlichen Aufbau der Informationsarchitektur. Dazu zählen etwa die sinnvolle Aufteilung der Inhalte, die richtigen übersichtlichen Navigationswege sowie gut und schnell funktionierende Suchangebote innerhalb der SharePoint-Website. Der Verantwortliche muss dazu die jeweiligen Zielgruppen verstehen, die für sie wichtigsten Inhalte auf der Homepage integrieren und so darstellen, dass die Besucher die Seite immer wieder gerne nutzen und mit wenigen Mausklicks die gesuchten Inhalte finden.

Schritt 4: Große Dateien auf eigene Server auslagern

In einer Objektbibliothek beanspruchen große binäre Objekte, so genannte Binary Large Objects (BLOB) wie Bild- oder Videodateien, häufig extrem viel Storage-Kapazität und Serverperformance. Zur Vermeidung entsprechender Leistungseinbußen und zur Beschleunigung des Zugriffs sollten Unternehmen diese umfangreichen Daten ab rund einer Größe von 500 GB von der eigentlichen Inhaltsdatenbank auf einen externen Server verlagern. Bei Microsoft SQL Server 2008 R2 funktioniert dies etwa über die Funktion Remote-BLOB-Speicher (RBS).

Schritt 5: Anpassen der Standardeinstellungen

Die Standardeinstellungen von SharePoint sind nicht für jedes Anwendungsszenario geeignet. Ein Beispiel dafür bilden die häufig zu beobachtenden Performanceprobleme...

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