© Kellie L. Folkerts/Shutterstock.com
SharePoint durch gezieltes Change Management erfolgreich einführen

SharePoint gut einführen


Mit SharePoint führt man nicht nur die neueste Technologie einer existierenden Plattform ein, sondern ermöglicht seinen Anwendern eine neue, moderne Arbeitsweise. Damit diese neue Arbeitswelt von den Anwendern erfolgreich und gewinnbringend eingesetzt werden kann, bedarf es einer Veränderung in der Arbeitsorganisation und Kultur des Unternehmens.

Die Herausforderung: IT-Projekte scheitern, und zwar mit einer Wahrscheinlichkeit zwischen 30 und 40 Prozent. Diese Zahlen basieren auf den Schätzungen verschiedener Institutionen [1]. Bei den Gründen, warum IT-Projekte scheitern, herrscht oftmals überwiegende Einigkeit. Dort werden insbesondere technologische Herausforderungen, schlechtes Recruiting, schlechte Projektplanung und mangelnde Kommunikation mit Stakeholdern und Management als Grund genannt. Ein gescheitertes Projekt hat viele Facetten, mal wird ein Projekt eingestellt, weil die technischen Herausforderungen unterschätzt wurden und das Budget aus dem Ruder läuft, mal sprengen organisatorische Probleme den Zeitrahmen. Darüber hinaus kann man aber immer wieder noch ein weiteres Phänomen beobachten, bei dem man ohne Frage auch von einem gescheiterten Projekt reden kann: Eine neue Plattform wird eingeführt, und die Anwender mögen sie einfach nicht verwenden, egal, ob die Plattform keinen Mehrwert bietet, an den Bedürfnissen der Anwender vorbeigeht oder die Anwender den Nutzen schlichtweg nicht verstehen. Das Ergebnis sind verwaiste Teamseiten und leere Newsfeeds, auch das ist ein organisatorisches Problem. Bei der Einführung einer neuen Plattform für die Zusammenarbeit, Dokumentenablage und Vernetzung wie sie SharePoint darstellt, also eben überall dort, wo Menschen über neue Wege kommunizieren und zusammenarbeiten sollen, sind die organisatorischen Herausforderungen meist größer als die technischen.

Diese organisatorischen Herausforderungen sind dabei nicht ausschließlich auf die Projektorganisation und das -management beschränkt, sondern haben ihre Ursache oft in der Veränderung an den existierenden Prozessen und Strukturen der Organisation. Organisationsentwicklung ist notwendig. Natürlich darf man die technischen Herausforderungen bei der Einführung von SharePoint nicht unter den Teppich kehren und vernachlässigen, aber der Erfolg bei der Einführung einer neuen Softwareplattform liegt oft in guter Organisationsentwicklung. Insbesondere deshalb, weil zwar den technischen Herausforderungen im Projekt oftmals mit genügend Aufwand und Augenmerk begegnet wird, nicht aber den organisatorischen Veränderungen für die Anwender. Und man kann bei der Einführung von SharePoint in der Tat von einer neuen Arbeitswelt für die meisten Benutzer sprechen, denn die Plattform bietet eine Fülle von bisher nicht vorhandenen Möglichkeiten. Ob veränderte Kommunikationswege durch die Möglichkeit direkter Kommunikation über Newsfeeds oder Yammer, neue Wege der gemeinsamen Dokumentenbearbeitung oder auch einfach nur die Ablösung des gewohnten Office-Clients durch Office-Web-Apps – die Arbeitswelt verändert sich für den Benutzer. In der Regel liegt ja auch der Beweggrund für die Nutzung von SharePoint darin, den Anwendern eine neue Arbeitsweise zu ermöglichen.

Von alleine werden die Anwender das nur leider nicht verstehen. Damit die neuen Möglichkeiten von den Anwendern angenommen werden, bedarf es einer Anleitung. Denn neben der organisatorischen Herausforderung ist die kulturelle Herausforderung ein wichtiger Bestandteil von Veränderungen in Organisationen. Wie solche kulturellen Herausforderungen aussehen können, veranschaulicht das folgende Beispiel von der Entdeckung eines Indianerstamms in Venezuela. Damals, in den Achtzigerjahren des vergangenen Jahrhunderts, war es eine kleine Sensation, als dieser Stamm am Oberlauf des Orinoco entdeckt wurde: Der Stamm hatte noch nie Kontakt zu anderen Menschen gehabt. Die Forscher nutzten die Gelegenheit für verschiedene Experimente. In einem davon zeigten sie den Indianern ein Video von New York. Die Forscher waren gespannt auf die Eindrücke der Indianer, wenn diese New York mit seinen Wolkenkratzern, Häuserschluchten und Taxis sehen würden. Auf die Frage, was ihnen denn aufgefallen sei, antworteten die Indianer: „Hühner!“. Erst waren die Forscher verwirrt von der Antwort, aber dann erkannten sie, dass tatsächlich in einem kurzen Ausschnitt des Videos Hühner zu sehen waren – und eben diese waren das einzige, was die Indianer erkannten und somit wahrnahmen. Dieses Beispiel zeigt, wie sehr Kultur unsere ganz persönliche Wahrnehmung der Welt und unserer Umgebung prägt [2]. Ein Mitarbeiter, der seit Jahren oder sogar Jahrzehnten das Arbeiten in seiner verinnerlichten Fileserver-Struktur und den herkömmlichen Kommunikationswegen über seinen Vorgesetzten gewohnt ist, wird von alleine nicht die Vorteile einer neuen, modernen Arbeitsumgebung erkennen. Er benötigt eine Anleitung.

Change Management

Die Veränderung in der Organisation und der Kultur eines Unternehmens ist also eine maßgebliche Tätigkeit für den Erfolg einer Einführung von SharePoint. Change Management hat Methoden, diese Tätigkeit durchfü...

Neugierig geworden? Wir haben diese Angebote für dich:

Angebote für Gewinner-Teams

Wir bieten Lizenz-Lösungen für Teams jeder Größe: Finden Sie heraus, welche Lösung am besten zu Ihnen passt.

Das Library-Modell:
IP-Zugang

Das Company-Modell:
Domain-Zugang