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SharePoint Kompendium
Informationsmanagement durch softwaregestütztes Dokumentenmanagement

Viele Ideen, ein Weg

Nichts ist im Arbeitsalltag wichtiger als effizientes Teamwork. Und nichts birgt ein höheres Innovationspotenzial als gemeinschaftliche Ideenfindung. Aber dafür müssen alle digitalen Fäden zusammenlaufen, im Idealfall in einem Dokument. Ansonsten bleibt der Workflow auf der Strecke - und manchmal auch die beste Idee.

Johannes Woithon


Wer kennt ihn nicht, den alltäglichen Wahnsinn auf dem Büroserver: Auf der Suche nach dem finalen Dokument zu einem bestimmten Thema muss man sich erst durch einen unübersichtlichen Ordnerdschungel kämpfen, vorbei an verwaisten Pfaden und verwitterten Spuren von Vorgängern, bis das gesuchte Objekt schließlich in Sichtweite ist. Der erste Schritt ist geschafft, der zweite ist aber nicht minder schwierig – oder häufig sogar unüberwindbar: die Auswahl der richtigen Version. Eigentlich müsste es ja Version „final“ sein. Wozu existieren dann aber die weiteren Versionen: „finalfinal“, „finalneu“, „finalfinalneu“? Hier tun sich viele Fragen auf. Der passende Adressat kann an der Stelle leider nur selten direkt ausfindig gemacht werden. Was häufig noch zusätzlich auf der Strecke bleibt: Gute Ideen oder wichtige Informationen, da sie sich auf verschiedene Versionen verteilen. Das kann in einem Agenturpitch schmerzhaft enden, wenn die entscheidende Goldidee in den Untiefen des Servers schlummert, statt in der Präsentation auf dem MacBook. Noch viel schmerzhafter kann es in anderen Kontexten enden: Wenn zum Beispiel dem Bereitschaftsdienst des regionalen Energieversorgers die aktuelle Kommunikationsliste mit Verantwortlichkeiten fehlt und so bei einem Zwischenfall nicht alle notwendigen Personen erreicht werden können oder gar verschiedene Listen parallel existieren. In dem Fall würden ein Chaos beim Dokumentenmanagement und die beschriebene Koexistenz von Versionen schlimmere Folgen haben als nur einen Ideenstau.Um an dieser Stelle Ordnung ins Chaos zu bringen, ist es eine denkbare Möglichkeit, Hierarchien zu etablieren bzw. Zugänge zu beschränken. Sicherlich werden dadurch einige Fehlerquellen beseitigt. Aber mit noch größerer Wahrscheinlichkeit versiegen damit auch sämtliche Inspirations- und Informationsquellen. In einer vernetzten Welt, die auf Teilhabe basiert, wäre ein solch rückwärtsgewandtes Handeln zum Scheitern verurteilt. Wesentlich zeitgemäßer ist es, auf technische Lösungen zurückzugreifen, die eben jene Partizipation fördern und gleichzeitig der oft daraus resultierenden Unübersichtlichkeit entgegenwirken. Weiterhelfen kann hier spezielle Software, die es ermöglicht, von verschiedenen Computern an verschiedenen Orten an einer Version eines Dokuments zu arbeiten – und davon gibt es mittlerweile jede Menge. Noch wichtiger ist allerdings die Option einer entsprechenden Rechteverteilung, wie sie beispielweise Orgavision bietet. Es handelt sich dabei um ...

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Informationsmanagement durch softwaregestütztes Dokumentenmanagement

Viele Ideen, ein Weg

Nichts ist im Arbeitsalltag wichtiger als effizientes Teamwork. Und nichts birgt ein höheres Innovationspotenzial als gemeinschaftliche Ideenfindung. Aber dafür müssen alle digitalen Fäden zusammenlaufen, im Idealfall in einem Dokument. Ansonsten bleibt der Workflow auf der Strecke - und manchmal auch die beste Idee.

Johannes Woithon


Wer kennt ihn nicht, den alltäglichen Wahnsinn auf dem Büroserver: Auf der Suche nach dem finalen Dokument zu einem bestimmten Thema muss man sich erst durch einen unübersichtlichen Ordnerdschungel kämpfen, vorbei an verwaisten Pfaden und verwitterten Spuren von Vorgängern, bis das gesuchte Objekt schließlich in Sichtweite ist. Der erste Schritt ist geschafft, der zweite ist aber nicht minder schwierig – oder häufig sogar unüberwindbar: die Auswahl der richtigen Version. Eigentlich müsste es ja Version „final“ sein. Wozu existieren dann aber die weiteren Versionen: „finalfinal“, „finalneu“, „finalfinalneu“? Hier tun sich viele Fragen auf. Der passende Adressat kann an der Stelle leider nur selten direkt ausfindig gemacht werden. Was häufig noch zusätzlich auf der Strecke bleibt: Gute Ideen oder wichtige Informationen, da sie sich auf verschiedene Versionen verteilen. Das kann in einem Agenturpitch schmerzhaft enden, wenn die entscheidende Goldidee in den Untiefen des Servers schlummert, statt in der Präsentation auf dem MacBook. Noch viel schmerzhafter kann es in anderen Kontexten enden: Wenn zum Beispiel dem Bereitschaftsdienst des regionalen Energieversorgers die aktuelle Kommunikationsliste mit Verantwortlichkeiten fehlt und so bei einem Zwischenfall nicht alle notwendigen Personen erreicht werden können oder gar verschiedene Listen parallel existieren. In dem Fall würden ein Chaos beim Dokumentenmanagement und die beschriebene Koexistenz von Versionen schlimmere Folgen haben als nur einen Ideenstau.Um an dieser Stelle Ordnung ins Chaos zu bringen, ist es eine denkbare Möglichkeit, Hierarchien zu etablieren bzw. Zugänge zu beschränken. Sicherlich werden dadurch einige Fehlerquellen beseitigt. Aber mit noch größerer Wahrscheinlichkeit versiegen damit auch sämtliche Inspirations- und Informationsquellen. In einer vernetzten Welt, die auf Teilhabe basiert, wäre ein solch rückwärtsgewandtes Handeln zum Scheitern verurteilt. Wesentlich zeitgemäßer ist es, auf technische Lösungen zurückzugreifen, die eben jene Partizipation fördern und gleichzeitig der oft daraus resultierenden Unübersichtlichkeit entgegenwirken. Weiterhelfen kann hier spezielle Software, die es ermöglicht, von verschiedenen Computern an verschiedenen Orten an einer Version eines Dokuments zu arbeiten – und davon gibt es mittlerweile jede Menge. Noch wichtiger ist allerdings die Option einer entsprechenden Rechteverteilung, wie sie beispielweise Orgavision bietet. Es handelt sich dabei um ...

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