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So wird das Intranet zu einer produktiven Plattform im Unternehmen

Die Betroffenen zu Beteiligten machen


Fast jedes Unternehmen nutzt das klassische Intranet, sei es mit einer Standard- oder einer Individuallösung. Wenn es darum geht, den Informationsfluss unternehmensweit zu gewährleisten, ist das Intranet für alle Mitarbeiter eine wichtige Plattform. Ideen, Best Practices und Erfahrungswerte zeigen, wie das Intranet zu einem nachhaltigen und vor allem innovativen Mehrwert für das gesamte Unternehmen werden kann.

Informationen werden überwiegend durch Mitarbeiter konsumiert, auch gibt es kaum Möglichkeiten, nahtlos mit den zur Verfügung gestellten Daten und Fakten zu interagieren. Die Akzeptanz für das klassische Intranet, das als zentrale Plattform für das gesamte Unternehmen gedacht ist, liegt mittlerweile nur noch bei durchschnittlich 10 bis 20 Prozent der Belegschaft.

Gegenwärtige, reale Szenarien

Oft wird das Intranet auch als komplett eigenständiges Projekt im Unternehmen wahrgenommen, bei dem der Fokus viel zu sehr auf dem Veröffentlichen allgemeiner Informationen und Neuigkeiten in Form von Artikeleinträgen und Feeds liegt. Kombiniert man jedoch Informationen und Kollaboration miteinander – und das am besten kontextbezogen – können dadurch enorme Vorteile entstehen. Das liegt vor allem daran, dass Informationen heute viel schneller und komplexer verfügbar sind als noch vor zwanzig Jahren. Die heute genutzten Kanäle sorgen dafür, dass Daten und Informationen innerhalb von Sekunden über die gesamte Welt verteilt werden können und entsprechend verfügbar sind. Egal, ob die Verantwortlichen das Intranet Mitarbeiter- oder Informationsportal nennen, die Praxis zeigt, dass die Einführung eines Intranets häufig scheitert, weil Unternehmen Mitarbeiterbedürfnisse, User Experience, Management Attention oder das Marketing dafür entweder unterschätzen oder gar nicht in Betracht ziehen.

Die Betroffenen zu Beteiligten machen

Das erste und vor allem wichtigste Thema in einem Intraneteinführungsprojekt ist es, die Mitarbeiter zu involvieren. Denn aus den Fachabteilungen kommt der wichtigste Input für das Portal, und das stellt gleichzeitig einen zentralen Erfolgsfaktor dar. Neben den Informationen für den beruflichen Alltag, die die Mitarbeiter ins Projekt einbringen können, werden sie so aktiv in die Gestaltung und Strukturierung des Portals eingebunden. Die Mitarbeiter können ihr Portal auf diese Weise mitgestalten, was nachweislich zu einer viel höheren Akzeptanz führt, als wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern solch ein Portal einfach so zur Verfügung stellen.

Die Anforderungen der Fachabteilungen an eine zentrale Kollaborationsplattform sollten im Vordergrund stehen und miteinander abgestimmt sein. Ein positiver Effekt dabei ist, dass die Fachabteilungen transparent miteinander kommunizieren und eine Interaktion entsteht.

Workshops in interaktiver Form, wie zum Beispiel der Interaction Room (Abb. 1) bei der adesso AG, haben sich bewährt, da sich die Beteiligten interaktiv mit dem Projekt, den Zielen und Zusammenhängen auseinandersetzen. Der Teiln...

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