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Kolumne: SharePoint ganz praktisch

Microsoft Power Platform: Flow und Connector


In der letzten Ausgabe der Kolumne wurde gezeigt, wie innerhalb von Power Automate ein eigener Flow angelegt und verwendet werden kann. Dafür wurde als Basis eine Vorlage verwendet und an die eigenen Bedürfnisse angepasst. Dieses Mal geht es um die Anlage eines eigenen Flows und eines neuen Konnektors für die Power-Automate-Umgebung.

Mithilfe von Power Automate können workflowbasierte Abläufe – wie bereits gezeigt wurde – online umgesetzt werden. Für den einfachen Start stehen bereits viele Flow-Vorlagen bereit, die an eigene Bedürfnisse angepasst werden können. Neben dem vorlagenbasierten Start kann aber auch ein vollständig neuer Flow auf Basis einer leeren Vorlage erstellt werden. Das bietet sich immer dann an, wenn keine geeignete Vorlage verfügbar ist oder die notwendigen Anpassungen zu umfangreich wären. Zu Beginn des Anlageprozesses muss entschieden werden, wie der spätere Flow ausgelöst werden soll. Zur Auswahl stehen die in Abbildung 1 dargestellten Starttypen:

  • Automatisierter Flow

  • Direktflow

  • Geplanter Flow

  • Benutzeroberflächenflow

  • Geschäftsprozessflow

zhou_kolumne_pwr2_1.tif_fmt1.jpgAbb. 1: Auswahl der Startvorlage für einen eigenen Flow

Je nach Flow-Typ unterscheiden sich das Startverhalten und das auslösende Startereignis. Der Typ „Automatisierter Flow“ wird durch ein festgelegtes Ereignis ausgelöst. Als Trigger/Auslöser gelten unter anderem folgende Ereignisse:

  • Erhalt von Daten über Microsoft Forms

  • Erstellung einer Datei in OneDrive

  • Zuweisung einer Aufgabe

  • Erstellung eines Listeneintrags in SharePoint

  • Erhalt einer E-Mail

Der Direktflow wird bei Bedarf manuell ausgelöst. Zum Beispiel kann hiermit auf eintreffende E-Mail-Nachrichten reagiert und sie können automatisiert ausgewertet werden. Dieser Flow-Typ unterstützt verschiedene Trigger/Auslöser, unter anderem folgende:

  • SharePoint-Listenereignisse

  • HTTP-WebHook-Ereignisse

  • REST-API-basierte Ereignisse

  • OneDrive-Dateien

  • manuelles Starten

Wie der Name des dritten Typs vermuten lässt, wird er zu bestimmten eingeplanten Zeitpunkten aktiv. Abbildung 2 zeigt dazu die möglichen zeitlichen Einstellungen. Wie erkennbar ist, können ein Startzeitpunkt sowie ein Wiederholungsintervall konfiguriert werden. Ein Benutzeroberflächenflow ermöglicht die Aufzeichnung eines Prozesses innerhalb einer Benutzeroberfläche. Der letzte Typ, Geschäftsprozessflow, leitet Benutzer durch einen mehrstufigen Prozess. Wichtig ist hierbei zu erwähnen, dass die letzten beiden Varianten nur mit einem Premiumabonnement zugänglich sind. Um sie dennoch zu teste...

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