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Unternehmerische Abläufe erfolgreich digitalisieren

Prozessmanagementstrategien mit SP


Jedes Unternehmen handelt nach gelebten oder definierten Prozessen. Je klarer und stringenter die Prozesse organisiert sind, desto effektiver und effizienter ist das Unternehmen aufgestellt. Im Management von Prozessen liegen nicht zu unterschätzende Hebelwirkungen. Die Produktivität von Organisationen kann durch optimierte Prozesse positiv beeinflusst werden [1].

Die Wertschöpfung ist die Legitimation und der Antrieb eines Unternehmens. Investitionen werden nur dann eingesetzt, wenn sich das Unternehmen dadurch einen Mehrwert verspricht. Die Aufgabe des Prozessmanagements ist die Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und kontinuierliche Weiterentwicklung von Geschäftsprozessen in der Wertkette des Unternehmens [2]. Das ist eine permanente Herausforderung und Teil der Geschäftsstrategie, um die Position am Markt auszubauen und damit den Wert des Unternehmens zu steigern.

In erfolgreichen Unternehmen folgen die Prozesse der Unternehmensstrategie – nicht umgekehrt. Das bedeutet, dass Prozesse evaluiert und ggf. optimiert werden und bei geänderten Unternehmensstrategien die Prozesse neu definiert und implementiert werden müssen (Abb. 1).

broschk_prozessmanagement_1.tif_fmt1.jpgAbb. 1: Vorgehensmodell für Migrationsprojekte

IT-Prozess

Beschreibung

Projektmanagement

Das Projektmanagement folgt – je nach Methodik – definierten und unternehmensspezifischen Prozessen. In kleineren und mittleren Projekten kann das Projektmanagement mit den Bordmitteln von SharePoint ausreichend abgebildet werden. Alle notwendigen Werkzeuge wie Aufgabenliste, Projektkalender, Projektbibliothek, Listen für die Stakeholder-Identifikation, Risikobewertung, Rollen und Verantwortlichkeiten etc. stellt SharePoint in der Projektwebsite zur Verfügung. In Verbindung mit Excel können Projektauswertungen und Kalkulationen vorgenommen werden. In größeren Projekten empfiehlt sich der Einsatz von Microsoft Project. Für das Multiprojektmanagement ist Microsoft Project Server von Vorteil, der mit SharePoint Server 2016 als Service Application voll integriert ist. Mit workflowunterstützten Prozessen kann zusätzlich eine Zeit- und damit Kostenersparnis generiert werden.

Fachverfahren

Fachverfahren sind individuellerer Natur. Fachverfahren korrespondieren mit dem Dienstleistungsportfolio eines Unternehmens oder einer Behörde. Trotz aller Unterschiede in der Sache sind die Fachverfahren in der Regel IT-unterstützt und folgen definierten Prozessen von der Antragstellung bis zum Abschluss. Werden für Fachverfahren die Collaboration- und Dokumentenmanagement-(DMS-)Funktionen von SharePoint genutzt, kann auch hier mit Formularen und automatisierten Workflows ein beträchtlicher Nutzen generiert werden.

Migrationsprojekte

In Migrationsprojekten sind die Prozesse in Abgrenzung zum Projektmanagement klarer definiert und folgen einer logischen Prozesskette. Beginnend mit der Voruntersuchung und Istanalyse folgt die Bewertung der Aktualität des Datenbestands in der Istkritik, die zur Erarbeitung und Bewertung von Lösungen führt. Das ist die Voraussetzung für die letzten Prozessschritte: Umsetzung und Evaluation [3]. Nach Abschluss der Datenmigration bietet es sich an, das Optimierungspotenzial in der neuen Umgebung mit zusätzlichen automatisierten Prozessen zu heben.

Tabelle 1: Klassische IT-Prozesse

Der Weg zum abgestimmten Prozess

Geschäftsprozesse werden entweder vom Management forciert oder aus den Fachabteilungen initiiert. Prozessmanagementprojekte sind:

  • Must-Projekte: Prozessanpassungen aufgrund von Strategieentscheidungen oder gesetzlich vorgegebenen Rahmenbedingungen.

  • ROI-Projekte: Prozessanpassungen aufgrund eines erwarteten Nutzens (Return on Investment gibt an, ab wann sich eine Investition amortisiert).

In einem Prozessmanagementprojekt ist es in jedem Fall erforderlich, dass die Fachabteilung die fachlichen Prozessänderungen definiert und diese von der IT-Abteilung in einer technischen Konzeption umgesetzt werden. Die hierfür notwendigen Schritte und Abstimmungen sind analog zu anderen Projekttypen:

  • Anforderungsdefinition

  • Klärung der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

  • Risiko- und Stakeholderanalyse

  • Termin-, Kosten-, Ressourcen-, Kommunikations- und Änderungsmanagement

Ein enger und verbindlicher Abstimmungs- und Verifizierungsprozess zwischen der Fach- und IT-Abteilung ist die Basis für eine erfolgreiche Umsetzung der Prozessanpassungen. Für die Erreichung des Ziels „Steigerung der Effektivi...

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