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Schutzmechanismen am digitalen Arbeitsplatz

Schutz sensibler Daten mit RMS


Um die heutigen digitalen Herausforderungen zu stemmen, setzen Unternehmen SharePoint als Kollaborationsportal ein, auf dessen Basis der digitale Arbeitsplatz für den Mitarbeiter errichtet werden kann – willkommen in der digitalen Welt. Unternehmen migrieren beim Einführen von Kollaborationsportalen den Großteil ihrer Daten von den Netzwerk­shares hin zu SharePoint. Neben dem bequemen und effizienten Generieren und Abrufen von digitalen Informationen spielt das Thema Sicherheit eine nicht zu unterschätzende Rolle.

Man kann nicht behaupten, dass viele Unternehmen die Digitalisierung verschlafen haben. Oftmals haben sie nicht auf dem Radar, dass die Digitalisierung neben der Usability noch weitere Herausforderungen mit sich bringt. Sind die digitalen Daten erst einmal heruntergeladen und befinden sich außerhalb des Unternehmens, sind diese in den meisten Fällen völlig unnötigerweise ungeschützt, denn SharePoint unterstützt den Einsatz der Active-Directory-Rechteverwaltungsdienste (auch Rights Management Services bzw. AD RMS genannt) [1], [2].

Seit SharePoint 2007 gibt es die Information-Rights-Management-(IRM-)Funktion. In Verbindung mit einer RMS-Infrastruktur eine sehr mächtige Funktionalität, denn mittlerweile tätigen wir das Einkaufen digitaler Produkte fast ausschließlich online. Wir aktivieren ein Abo oder laden nach der Kaufbestätigung etwas herunter. Onlineshops wie Amazon schützen ihre digitalen Waren, unabhängig davon, ob diese z. B. nur 99 Cent gekostet haben, wie etwa ein E-Book.

Amazon kann sich jederzeit dazu entschließen, das versendete E-Book wieder einzuziehen, und ich könnte es nicht mehr lesen.

Wenn Amazon und andere Stores es schaffen, die Nutzung ihrer digitalen Produkte so zu kontrollieren, dass man kein Buch unrechtmäßig kopieren, weiterleiten oder über die festgelegte Dauer lesen kann, sollten Unternehmen doch auch in der Lage sein, ihre Daten zu kontrollieren, falls diese das Unternehmen versehentlich oder kontrolliert verlassen haben, oder nicht?

Welches Preisschild würden Sie an vertrauliche Daten wie individuelle Preislisten, Pläne, Verträge, Gehaltslisten oder Urkunden hängen?

Mit einem auf RMS basierenden Sicherheitskonzept und einer dafür abgestimmten Infrastruktur mitsamt SharePoint lassen sich Szenarien wie das jüngste Negativbeispiel „Panama Leaks“ verhindern, da alle Dokumente verschlüsselt gewesen wären.

Warum brauche ich RMS in Verbindung mit SharePoint?

Sobald sensible Informationen von SharePoint heruntergeladen werden, in dem RMS nicht aktiviert ist, sind diese nicht mehr geschützt. Alles, was ab diesem Zeitpunkt mit diesen Informationen passiert, liegt außerhalb des Einflussbereichs des Unternehmens.

Damit die Kontrolle der Daten in die Hände des Unternehmens gelangt, also in die Hände derjenigen, die diese Daten generieren, wird innerhalb von SharePoint das IRM-Feature eingesetzt.

IRM verwendet RMS und schützt die sensiblen Informationen eines Unternehmens vor unautorisierter Verwendung und Verbreitung. Unter Zuhilfenahme...

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