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Workflows mit Zuweisungs- und Startformular (5)

Kolumne: SharePoint ganz praktisch


Der Ablauf eines SharePoint Workflows ist in der Regel von den Werten aus der Liste abhängig, auf denen er operiert. Viele Workflows benötigen aber oft noch weitere Informationen, bevor sie ausgeführt werden können. Ein typisches Beispiel hierfür ist der klassische Freigabeprozessworkflow. Bei diesem muss dem Workflow zu Beginn zusätzlich mitgeteilt werden, welche Person oder welche Personen für die Prüfung und Freigabe herangezogen werden sollen. Theoretisch könnten diese Informationen auch in Spalten der Liste abgelegt werden, auf der der Workflow ausgeführt wird, dann müsste jedoch jede Liste zunächst um diese Spalten erweitert werden. Dieses Vorgehen wäre nicht sehr flexibel, vor allem dann, wenn nur einige Listeneinträge einen Freigabeprozess durchlaufen müssen. Um dies zu vermeiden, unterstützen SharePoint Workflows zwei Arten von Workflowformularen:

  • Zuordnungsformulare (Workflow Association Form)

  • Initiierungsformulare (Workflow Initiation Form)

Das erste Formular namens Zuordnungsformular kommt immer dann zum Einsatz, wenn ein Workflow einer Liste, Bibliothek oder Site zugewiesen wird. Die Einstellungen und Angaben, die hier gemacht werden, gelten somit für alle späteren Workflowinstanzen. So kann hierüber zum Beispiel eine E-Mail-Adresse definiert werden, an die bei jedem Workflowstart eine Benachrichtigung versendet werden soll. Das Initiierungsformular kommt dagegen immer dann zum Einsatz, wenn ein zugewiesener Workflow gestartet wird. SharePoint lädt, wenn ein solches Formular definiert wurde, dieses beim Starten des Workflows automatisch und zeigt es an. Dieser Formulartyp ist immer dann geeignet, wenn sich die Werte von Workflow zu Workflow unterscheiden. Dies trifft zum Beispiel auf den Freigabeprozessworkflow zu. Hier können bei jedem Workflowstart andere Personen für die Freigabeprüfung angegeben werden.

Erstellung eines Zuordnungsformulars

Im ersten Beispiel soll nun ein Zuordnungsformular für einen Workflow umgesetzt werden. Damit dies möglich ist, muss natürlich im Vorfeld eine SharePoint-Lösung mit einem Workflow angelegt werden. Die einzelnen Schritte dazu wurden schon in früheren Ausgaben dieser Kolumne ausführlich erläutert. Zunächst reicht hier nur die Anlage eines leeren Workflows. Anschließend kann dann mit der Anlage des ersten Formulars begonnen werden; dazu den Workfloweintrag in der Projektmappe selektieren und über die rechte Maustaste das Kontextmenü öffnen. Hier nun der Lösung ein neues Zuordnungsformular hinzufügen.

zhou_sp_flow_1.tif_fmt1.jpgAbb. 1: Hinzufügen eines Zuordnungformulars

Wie Abbildung 1 zeigt, stellt Visual Studio eine Vorlage für Zuordnungsformulare direkt zur Verfügung. Unterhalb dieser ist auch schon die Vorlage für das Initiierungsformular zu sehen, dieses kommt dann im späteren Verlauf zum Einsatz. Nachdem dem Formular ein Dateiname gegeben wurde, kann es über die Add-Schaltfläche (oder Hinzufügen) der Lösung hinzugefügt werden. Vi­sual Studio fügt neben dem Formular auch noch einen Eintrag in die elements.xml-Datei des Workflows ein. Hierbei handelt es sich um einen neuen PropertyBag-Knoten, der die Verknüpfungsinformationen zwischen Formular und Workflow beschreibt. Im Gegensatz zu vielen anderen Vorlagen enthält das gerade hinzugefügte Formular schon einigen JavaScript-Code. Abbildung 2 zeigt einen kleinen Ausschnit...

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