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Automatisierung von Routineaufgaben durch Robotic Process Automation

RPA im Enterprise


Die vierte industrielle Revolution zielt vor allem auf eine höhere Effizienz sowie Automation in den Produktionshallen der Unternehmen ab und ist mittlerweile in vollem Gange. Doch nun scheint der Automatisierungstrend auch die klassischen Backofficejobs in den Fokus zu nehmen. Gemeint ist Robotic Process Automation, kurz RPA. Wie diese Technologie dazu verwendet werden kann, anspruchslose Aufgaben an Softwareroboter zu delegieren und welche Vorteile und Risiken damit verbunden sind, erläutert dieser Artikel.

Bereits seit den 1960er Jahren übernehmen Roboter vermehrt einfache Arbeiten in der industriellen Fertigung. Sie montieren, schweißen und fräsen ohne zu ermüden, haben keinen Anspruch auf Urlaub und fordern auch keine Gehaltserhöhungen. Dank Industrie 4.0 werden die blechernen Mitarbeiter nun in die Lage versetzt, miteinander zu kommunizieren und zu interagieren. In Zukunft soll das eine noch höhere Effizienz sowie einen maximalen Grad an Individualisierung ermöglichen. Doch die Zeit, in der Roboter ausschließlich mechanische Arbeiten übernahmen, scheint vorbei zu sein. Denn einfache und wiederholbare Prozesse finden sich nicht nur in den Produktionshallen, sondern auch in den Büros der Unternehmen. Die Technologie, die zur Automatisierung dieser Prozesse eingesetzt wird, nennt sich Robotic Process Automation, kurz RPA. Hierbei handelt es sich nicht um physikalische Maschinen, sondern um einen softwaregestützten Ansatz. Mit der eingesetzten Software lassen sich einfache, repetitive Prozesse, die vorgegebenen Mustern oder Regelwerken folgen, automatisieren. Solche Prozesse sind in nahezu jedem Unternehmenszweig, etwa der Buchhaltung, Human Resources, Logistik oder im IT-Support, vorhanden. RPA adressiert vor allem Kernprozesse mit hohen Volumina, wodurch die Einsparungspotenziale enorm sind. Laut aktuellen Studien sind Softwareroboter in der Lage, Geschäftsabläufe fünf- bis zehnmal schneller auszuführen als ein Mensch. Das wiederum führt zu einer Ressourceneinsparung von bis zu 80 Prozent, da Roboter – anders als Menschen – ohne Pause und zugleich fehlerfrei arbeiten. Schätzungsweise lassen sich bereits heute ca. 25 bis 35 Prozent aller Standardaufgaben im Back- und Middleoffice automatisieren. Einige Zukunftsforscher gehen davon aus, dass Softwareroboter in einigen Jahren sämtliche Routineaufgaben im Büro übernehmen werden. Laut einem Medienbericht der Nachrichtenagentur Reuters soll der RPA-Markt in den nächsten Jahren durchschnittlich 29 Prozent pro Jahr zulegen. Ein wesentlicher Punkt, der Robotic Process Automation so attraktiv für Unternehmen macht, ist der relativ kurze Return-on-Investment-(ROI-)Zeitraum. Projekte dieser Art werden meist in einer überschaubaren Zeit durchgeführt. Komplexe Prozesse lassen sich meist in kleine Teilprozesse zerlegen, die sich wiederum als kompaktes RPA-Projekt realisieren lassen. Ein weiterer positiver Aspekt liegt in der Einfachheit der Implementierung. Die Softwarelösungen sind in der Regel so aufgebaut, dass sie mit ein wenig Entwicklerbackground bedienbar sind. Zudem handelt es sich meist um grafische Editoren, was ebenfalls einen immensen Vorteil im Vergleich zur klassischen Programmierung darstellt. Der Einsatz von RPA erfordert in der Regel keine Anpassung bestehender Prozesse und es werden auch keine neuen IT-Programme benötigt. Ein Softwareroboter nutzt somit gegebene Möglichkeiten und ist in der Lage, die Tätigkeiten des Menschen zu imitieren. Er führt dieselben Arbeitsschritte aus, arbeitet mit der gleichen Software und wird mit identischen Zugriffsrechten ausgestattet. Der Virtual Worker ist zum Beispiel in der Lage, Formulare auszufüllen, kann sich in Applikationen einloggen sowie E-Mails öffnen und deren Inhalte extrahieren. Dadurch ergeben sich nahezu unbegrenzte Einsatzmöglichkeiten. Ein einfacher Use Case ist die Rechnungseingangsverarbeitung. Ein oder mehrere Mitarbeiter eines Unternehmens sind damit beschäftigt, via Mail eingehende Rechnungen zu prüfen, in das SAP-System zu übertragen und die Originaldokumente in einer Verzeichnisstruktur abzulegen. Hierbei handelt es sich um einen einfachen Prozess, der stets demselben Muster und Regelwerk folgt. Sollte dieser Prozess mittels herkömmlicher Programmierung umgesetzt werden, steht der Entwickler direkt vor einer ganzen Reihe von Herausforderungen. Das Abrufen von E-Mails von einem Exchange Server sollte zwar kein Problem darstellen, erfordert aber dennoch Code mit entsprechender Fehlerbehandlung und muss getestet werden. Eventuell bedarf es auch Portfreischaltungen oder anderer Infrastrukturänderungen, die sich je nach Unternehmensgröße beliebig schwierig gestalten. Sind diese Hürden genommen, muss eine Schnittstelle zum SAP-System geschaffen oder eine bestehende angepasst werden. Erfahrungsgemäß sind Projekte, bei denen es um SAP-Anpassungen oder Erweiterungen geht, nicht nur sehr teuer, sondern auch komplex und langwierig. Diese Schlüsselfaktoren führen zu einem niedrigen ROI, bergen ein hohes Risiko und sind oftmals das Killerargument für Projekte dieser Art. Völlig anders stellt sich der Sachverhalt unter Zuhilfenahme von RPA dar. In diesem Fall würde der Softwareroboter nach exakt demselben Arbeitsschema wie der Mensch vorgehen. Zunächst würde dieser über die Outlook-Applikation prüfen, ob eine neue E-Mail mit zum Beispiel einem bestimmten Betreff und einem Rechnungsdokument vorhanden ist. Ist das der Fall, erfolgt eine Anmeldung am SAP-System. Die Benutzerinformationen hierfür sind sicher im Windows Credential Store verwahrt. Nun müssen die Rechnungsinformationen mittels Optical Character Recognition (OCR) aus dem Dokument extrahiert werden. Bevor die Rechnung bezahlt wird, sollte natürlich noch eine Plausibilitätsprüfung erfolgen. Hierfür navigiert der Virtual Worker durch die Oberfläche des SAP-Systems und trägt die zuvor ermittelten Informationen in die Masken ein. Kommt das System zu dem Schluss, dass alles korrekt ist, wird der Zahlungsvorgang angewiesen, es erfolgt ein Log-out und die PDF-Dateien werden nach Vorgabe archiviert. Rechnungen, die die Plausibilitätsprüfung nicht bestehen oder beispielsweise einen bestimmten Betrag überschreiten, können durch den Roboter an einen menschlichen Kollegen delegiert werden.

Gerade im Zahlungsverkehr spielt das Thema Compliance eine sehr große Rolle. Welche Rechnung wurde wann und von wem freigegeben? RPA-Systeme ermöglichen eine detaillierte Protokollierung jeder noch so kleinen Aktion (Log-in, Log-out, Öffnen von Dokumenten etc.) bis hin zu jedem einzelnen Mausklick. Zwar bedient die Software die Oberflächen wie ein Mensch, jedoch mit höchster Präzision und einer viel höheren Gesch...

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